Een eigen collectie naast de collectie van de bibliotheek

Krijgt je school een wisselcollectie van de bibliotheek, maar koop je zelf ook boeken of krijg je boeken cadeau? Dan staan er in de schoolbibliotheek boeken met een verschillende herkomst. Met een eigen collectie naast de bibliotheekcollectie houd je overzicht: welke boeken blijven op school, welke gaan terug en wie houdt de gegevens bij?

Wat is een eigen collectie?

Een collectie in Boekmee is een groep boeken die bij elkaar hoort. Een eigen collectie gebruik je bijvoorbeeld voor boeken die de school zelf heeft aangeschaft of gekregen. De wisselcollectie bevat de boeken die de bibliotheek tijdelijk aan de school beschikbaar stelt.

Die boeken kunnen op dezelfde leesplek staan en door dezelfde leerlingen worden geleend. In de administratie houd je ze apart. Een apart groepje boeken in Boekmee betekent dus niet dat je ook een tweede uitleenbalie nodig hebt.

Een voorbeeld: de bibliotheek levert een wisselcollectie met leesboeken. Daarnaast heeft de school zelf prentenboeken gekocht. Je houdt de bibliotheekboeken in hun bestaande collectie en registreert de aangeschafte prentenboeken in een eigen schoolcollectie. Zo kun je bij het wisselen controleren welke exemplaren bij de bibliotheek horen.

Spreek af wie welke collectie beheert

Maak met de leescoördinator en de contactpersoon van de bibliotheek afspraken over het beheer. Bij de bibliotheekcollectie spreek je af wie de boeken registreert, gegevens aanpast en de wissel regelt. Voor de eigen boeken wijs je op school iemand aan die het overzicht houdt, bijvoorbeeld de leescoördinator of een vaste bibliotheekvrijwilliger.

Leg in ieder geval vast:

• Wie nieuwe eigen boeken invoert en de gegevens controleert.
• Wie wijzigingen, afgeschreven boeken en ontbrekende exemplaren bijhoudt.
• Wie vragen over de wisselcollectie met de bibliotheek afstemt.
• Hoe je op het fysieke boek kunt herkennen bij welke collectie het hoort.

Een eigen collectie is niet automatisch ook een collectie die je zelf mag bewerken. Welke mogelijkheden je in Boekmee ziet, hangt af van de ingestelde rechten. In het vernieuwde dashboard herken je een collectie die de school mag aanpassen aan het label Zelf te beheren.

Het recht om een bestaande collectie te beheren en het recht om nieuwe collecties toe te voegen worden apart ingesteld. Mis je een mogelijkheid? Stem dit af met je bibliotheek of neem contact op met Boekmee.

Controleer eerst of er al een eigen collectie is

Open het collectieoverzicht en bekijk welke collecties aan je school zijn gekoppeld. Misschien is er al een collectie voor de eigen schoolboeken. Spreek dan eerst af of je die gebruikt, voordat je nog een collectie met ongeveer dezelfde naam aanmaakt.

Heeft je school toestemming om zelf collecties toe te voegen? Dan kun je in het vernieuwde dashboard bij Alle collecties kiezen voor Collectie toevoegen. Geef de collectie een herkenbare naam, bijvoorbeeld 'Eigen boeken De Regenboog'.

Een naam als 'Nieuwe boeken' is na een jaar minder duidelijk. Kies liever een naam die vertelt van wie de boeken zijn of waarvoor de collectie bedoeld is. Maak ook niet voor iedere nieuwe levering een aparte collectie als de boeken bij dezelfde schoolcollectie horen.

Zie je de knop om een collectie toe te voegen niet, laat de collectie dan door de bibliotheek of Boekmee regelen. Een andere naam geven aan de wisselcollectie is geen goede vervanging voor een aparte eigen collectie.

Nieuwe boeken in de juiste collectie invoeren

Werk bij het invoeren met één collectie tegelijk. Leg de eigen schoolboeken apart van de boeken van de bibliotheek. Zo hoef je niet bij ieder boek opnieuw te bedenken waar het thuishoort.

1. Controleer of het fysieke exemplaar al in Boekmee staat.
2. Open het formulier om een boek toe te voegen en controleer de gekozen collectie.
3. Kies de eigen schoolcollectie voor een boek dat daarbij hoort.
4. Scan of typ het ISBN, haal de gegevens op en controleer titel en auteur. Een boek zonder ISBN kun je handmatig invoeren.
5. Sla het boek op en controleer de registratie voordat je de rest van de stapel verwerkt.

Voer je meerdere ISBN's tegelijk in? Kies ook dan eerst de juiste collectie en verwerk een stapel boeken van dezelfde herkomst. Bekijk de werkwijze in Boeken invoeren: scannen, ISBN in bulk en boeken zonder ISBN.

Kun je jouw eigen collectie niet kiezen, of meldt Boekmee dat de school geen eigen collectie heeft om boeken aan toe te voegen? Laat dan eerst controleren of de collectie en de beheerrechten goed zijn ingesteld.

Dezelfde titel is niet hetzelfde exemplaar

Het kan gebeuren dat de bibliotheek een boek levert dat de school ook zelf heeft. Die exemplaren mogen naast elkaar bestaan: het zijn twee fysieke boeken, ook als het ISBN gelijk is.

Registreer ieder exemplaar afzonderlijk in de collectie waar het bij hoort. Controleer eventuele eigen boeknummers en zorg dat de sticker op het boek bij de registratie past. Een ISBN hoort bij een uitgave en is op zichzelf niet genoeg om twee exemplaren uit elkaar te houden.

Staat een bestaand exemplaar in de verkeerde collectie? Voeg het dan niet nogmaals toe om het probleem op te lossen. Noteer welk exemplaar het is, in welke collectie het staat en waar het moet thuishoren. Laat de verantwoordelijke beheerder de registratie controleren en corrigeren. Stem een correctie aan een bibliotheekboek altijd af met de bibliotheek.

Houd bij het wisselen de collecties uit elkaar

Wanneer de bibliotheekcollectie wordt gewisseld, blijven de eigen schoolboeken op school. Houd daarom ook bij het klaarzetten van de retourboeken de twee collecties uit elkaar.

Bekijk in het collectieoverzicht welke boeken nog zijn uitgeleend en aan wie. Spreek met de bibliotheek af hoe je omgaat met boeken die op het wisselmoment nog bij een leerling zijn. Neem de eigen collectie niet mee in het opruimen of vervangen van de wisselcollectie.

Een korte controle helpt:

• De naam en herkomst van iedere collectie zijn duidelijk.
• Voor iedere collectie is bekend wie het beheer doet.
• Nieuwe boeken staan in de juiste collectie.
• Ieder fysiek exemplaar is maar één keer geregistreerd.
• De retourstapel bevat alleen boeken die terug moeten naar de bibliotheek.

Met die afspraken kunnen eigen boeken en bibliotheekboeken prima naast elkaar worden gebruikt. De leerlingen kiezen hun volgende boek; achter de schermen blijft duidelijk waar ieder exemplaar bij hoort.