Verwerkersovereenkomst
De afspraken tussen je school en Boekmee over de gegevens van leerlingen en medewerkers, volgens het model van het Privacyconvenant Onderwijs. Je sluit de overeenkomst automatisch bij de aankoop; apart tekenen is niet nodig. Daaronder staat de privacybijsluiter, met welke gegevens Boekmee verwerkt en hoe ze beveiligd zijn. Zie ook de algemene voorwaarden.
Versie 1.0, geldig vanaf 27 oktober 2026 Download als pdf
Wat is dit? Dit is de verwerkersovereenkomst tussen de school (het bevoegd gezag) en Boekmee. Boekmee verwerkt in opdracht van de school gegevens van leerlingen en van medewerkers en vrijwilligers. De AVG (artikel 28) verplicht de school en Boekmee om daarover schriftelijke afspraken te maken.
Ongewijzigd model. Artikel 1 tot en met 16 zijn de ongewijzigde tekst van de Model Verwerkersovereenkomst 4.0 van het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 4.0 (het Privacyconvenant Onderwijs). Boekmee heeft alleen de partijen, de overwegingen en de ondertekening ingevuld; twee gemotiveerde aanvullingen staan in Bijlage 3. Boekmee is geen convenantpartij, maar gebruikt dit model omdat scholen het kennen en vertrouwen.
Bijlagen. Bijlage 1 (Privacybijsluiter), Bijlage 2 (Beveiligingsbijlage) en Bijlage 3 (Wijzigingenbijlage) staan in het aparte document „Privacybijsluiter Boekmee”. Beide documenten staan op https://boekmee.nl/verwerkersovereenkomst. De Onderliggende Overeenkomst is de geaccepteerde offerte of de online aankoop, met de algemene voorwaarden van Boekmee (https://boekmee.nl/algemene-voorwaarden).
Wanneer geldt hij? De school sluit deze overeenkomst automatisch bij de online aankoop of bij het aanvaarden van de offerte (artikel 11 van de algemene voorwaarden). Apart tekenen is niet nodig. Dan geldt de doorgifte via Cloudflare uit Bijlage 1 (onderdeel G), die nodig is om de dienst te leveren.
Toch een getekend exemplaar? Vul de gegevens van de school en de keuzes in Bijlage 1 in, laat de overeenkomst ondertekenen door iemand die het bevoegd gezag mag vertegenwoordigen en mail de PDF naar [email protected]. Boekmee tekent en stuurt de versie met beide handtekeningen terug.
Model Verwerkersovereenkomst 4.0
Behorende bij het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 4.0
Deze Model Verwerkersovereenkomst versie 4.0 (2022) is een bijlage bij het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 4.0 (hierna: het Convenant). Van de bepalingen in deze Model Verwerkersovereenkomst kan alleen schriftelijk en gemotiveerd worden afgeweken.
Onderwijsinstellingen en Verwerkers (leveranciers en distributeurs) gebruiken bij het aangaan of vernieuwen van een verwerkersovereenkomst de Model Verwerkersovereenkomst 4.0. De nieuwe Model Verwerkersovereenkomst 4.0 komt in de plaats van de Model Verwerkersovereenkomst 3.0. De uitgangspunten van deze Model Verwerkersovereenkomst 4.0 sluiten aan bij de bepalingen in het Convenant, geven invulling aan verplichtingen op grond van de Europese Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: AVG), en de uitgangspunten zoals onder andere in (inter)nationale beveiligingsnormen, jurisprudentie en richtsnoeren van de toezichthouder zijn aangegeven.
Deze Model Verwerkersovereenkomst 4.0 bevat drie bijlagen:
- In de Privacybijsluiter (Bijlage 1) wordt met name een beschrijving gegeven van de te leveren producten en/of diensten in het licht van de AVG, welke categorieën Persoonsgegevens worden Verwerkt en voor welke doeleinden.
- In de Beveiligingsbijlage (Bijlage 2) wordt omschreven welke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen er door de Verwerker zijn getroffen en op welke wijze de Verwerker ervoor zorg draagt dat de beveiliging een continu punt van aandacht en zorg blijft.
- In de Wijzigingenbijlage (Bijlage 3) worden eventuele gemotiveerde afwijkingen van de tekst van de Model Verwerkersovereenkomst opgenomen.
Informatie over het Convenant en de Model Verwerkersovereenkomst is te vinden op www.privacyconvenant.nl.
Partijen en overwegingen
Partijen:
- Het bevoegd gezag van .................................................. (naam en rechtsvorm onderwijsinstelling), geregistreerd onder (bevoegd gezag) administratienummer .............................. (zoals het BRIN-nummer of RIO-nummer bij de Dienst Uitvoering Onderwijs van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap of het KvK-nummer), gevestigd en kantoorhoudende aan .................................................. (adres), te .............................. (postcode) .............................. (plaats), te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door .................................................. (functie en naam), hierna te noemen: “Onderwijsinstelling”, en
- De leverancier Doeser Development, handelend onder de naam Boekmee (eenmanszaak van Rinke Doeser), KvK-nummer 62654004, gevestigd en kantoorhoudende aan de David Ricardostraat 150, te (1066 LH) Amsterdam, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door Rinke Doeser, eigenaar, hierna te noemen: “Verwerker”
hierna gezamenlijk te noemen: “Partijen”, of afzonderlijk: “Partij”
Een school in België vult bij het administratienummer het instellingsnummer of het ondernemingsnummer in, en bij het bevoegd gezag het schoolbestuur of de inrichtende macht. Bijlage 3 regelt hoe de definities dan gelezen worden. Geldt de overeenkomst voor meer scholen van hetzelfde bevoegd gezag, vul dan ook de facultatieve Bijlage 4 aan het eind van dit document in.
Overwegen het volgende:
- (a) Onderwijsinstelling en Verwerker zijn op .............................. (datum van de offerte, de bestelling of de online aankoop) een overeenkomst aangegaan waarbij is overeengekomen dat Verwerker het online uitleensysteem voor schoolbibliotheken Boekmee (https://dashboard.boekmee.nl en, voor bestaande oudere accounts, Boekmee Gewend op https://informatiesysteem.boekmee.nl), waarmee medewerkers en vrijwilligers van de school de boekencollectie van de schoolbibliotheek beheren, leerlingen en groepen bijhouden, boeken aan leerlingen uitlenen en weer innemen en overzichten en statistieken van de schoolbibliotheek bekijken, inclusief de bijbehorende helpdesk, hosting, het onderhoud en de back-ups, zoals nader beschreven in Bijlage 1, levert aan Onderwijsinstelling. Deze overeenkomst (hierna: Onderliggende Overeenkomst), schriftelijk of op andere wijze afgesloten, leidt ertoe dat Verwerker in opdracht van Onderwijsinstelling Persoonsgegevens Verwerkt.
- (b) Partijen wensen, mede gelet op het bepaalde in artikel 28 lid 3 AVG, in deze Verwerkersovereenkomst hun wederzijdse rechten en verplichtingen voor de Verwerking van Persoonsgegevens vast te leggen.
Komen het volgende overeen:
Artikel 1: Definities
In deze Verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder:
- (a) Attributenset: een door Edu-K vastgestelde en gepubliceerde set Persoonsgegevens van Onderwijsdeelnemers die aanvullend op het KetenID gebruikt kunnen worden voor de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen;
- (b) AVG: de Algemene verordening gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van Persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG);
- (c) Betrokkene, Derde, Persoonsgegevens, Verwerking van Persoonsgegevens en Verwerkingsverantwoordelijke: de begrippen zoals gedefinieerd in de AVG;
- (d) Bijlage(n): bijlage(n) bij de Verwerkersovereenkomst;
- (e) Convenant: het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 4.0;
- (f) Convenantpartij: een tot het Convenant toegetreden Onderwijsinstelling of Verwerker;
- (g) Datalek: een inbreuk in verband met persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 4 sub 12 AVG;
- (h) Digitaal Onderwijsmiddel: een digitaal product en/of digitale dienst waarin Persoonsgegevens van Onderwijsdeelnemers worden Verwerkt ten behoeve van het verzorgen van onderwijs, waaronder het voorbereiden, uitvoeren, evalueren en ondersteunen van het onderwijs(proces) en het begeleiden en volgen van Onderwijsdeelnemers (in hun leerproces);
- (i) Edu-K: het platform als bedoeld in artikel 8 van het Convenant, of diens opvolger;
- (j) Instructies: geschreven of elektronisch gestuurde aanwijzing van de Onderwijsinstelling in de hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke aan de Verwerker in het kader van haar bevoegdheden zoals geformuleerd in deze Verwerkersovereenkomst of in de Onderliggende Overeenkomst;
- (k) KetenID: een pseudoniem van het persoonsgebonden nummer van een Onderwijsdeelnemer zoals bedoeld in de Regeling pseudonimisering onderwijsdeelnemers. Het KetenID wordt ook ECK iD genoemd;
- (l) (Model) Verwerkersovereenkomst: deze verwerkersovereenkomst, welke als model in de bijlagen bij het Convenant is opgenomen en daarvan een integraal onderdeel uitmaakt;
- (m) Onderwijsdeelnemer: een leerling of student in het primair onderwijs, voortgezet onderwijs of middelbaar beroepsonderwijs, waaronder ook speciaal onderwijs en voortgezet speciaal onderwijs zoals bedoeld in de Wet op de expertisecentra, alsmede de vavo-student en de deelnemer educatie;
- (n) Onderwijsinstelling: het bevoegd gezag als bedoeld in de artikelen 1 van de Wet op het primair onderwijs, Wet op het voortgezet onderwijs en Wet op de expertisecentra en de instelling als bedoeld in artikel 1.1.1. sub b van de Wet educatie en beroepsonderwijs;
- (o) Onderliggende Overeenkomst: de overeenkomst tussen (scholen die vallen onder de) Onderwijsinstelling en Verwerker, zoals omschreven in Overweging a. met inbegrip van een op basis van die overeenkomst gesloten overeenkomst tussen een Onderwijsdeelnemer en de Verwerker voor het betreffende product of de betreffende dienst;
- (p) Schriftelijk: handgeschreven of gedrukte teksten, zowel in digitale als in analoge vorm;
- (q) Subverwerker: de partij die door Verwerker wordt ingeschakeld als Verwerker ten behoeve van de Verwerking van de Persoonsgegevens in het kader van de Model Verwerkersovereenkomst en de Onderliggende Overeenkomst;
- (r) Subverwerkersovereenkomst: een overeenkomst of andere rechtshandeling waarmee Verwerker minimaal dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming oplegt aan de door hem ingeschakelde Subverwerker als in deze Verwerkersovereenkomst aan Verwerker zijn opgelegd;
- (s) Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens: de Unierechtelijke en lidstaatrechtelijke wet- en regelgeving en/of (nadere) verdragen, verordeningen, richtlijnen, besluiten, beleidsregels, instructies en/of aanbevelingen van een bevoegde overheidsinstantie betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, tevens omvattende toekomstige wijziging hiervan en/of aanvulling hierop, inclusief lidstaatrechtelijke uitvoeringswetten van de AVG en de Telecommunicatiewet;
- (t) Toezichthoudende Autoriteit: toezichthoudende autoriteit als bedoeld in artikel 51 AVG. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.
- (u) Verwerker: de leverancier, waaronder de distributeur, die in opdracht van de Onderwijsinstelling Persoonsgegevens Verwerkt in het kader van levering en gebruik van een Digitaal Onderwijsmiddel;
Artikel 2: Onderwerp en opdracht Verwerkersovereenkomst
- Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing op de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de Onderliggende Overeenkomst.
- Deze Verwerkersovereenkomst vervangt eventuele Verwerkersovereenkomsten die in het verleden tussen Partijen zijn afgesloten in het kader van de onder Overweging a. bedoelde producten/diensten zoals vastgelegd in de Onderliggende Overeenkomst.
- De Onderwijsinstelling in de hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke geeft Verwerker conform artikel 28 AVG Instructies om Persoonsgegevens te Verwerken namens de Onderwijsinstelling. De Instructies van de Onderwijsinstelling zijn onder meer omschreven in Bijlage 1 van deze Verwerkersovereenkomst. Deze opdracht en eventuele nadere Instructies worden schriftelijk verstrekt door en aan de contactpersonen van Partijen die hiertoe bevoegd zijn verklaard. Deze contactpersonen zijn opgenomen in voornoemde bijlage.
- De Verwerker informeert de Onderwijsinstelling zo snel mogelijk indien een Instructie naar mening van Verwerker in strijd is met de AVG of andere toepasselijke wetgeving. Onderwijsinstelling is in een dergelijk geval gehouden om te beoordelen of de Instructie inderdaad in strijd is met de AVG of andere toepasselijke wetgeving, gedurende welke beoordeling Verwerker niet gehouden zal zijn de Instructie op te volgen.
- De bepalingen uit de Verwerkersovereenkomst gelden voor alle Verwerkingen zoals opgenomen in Bijlage 1, die plaatsvinden ter uitvoering van de Onderliggende Overeenkomst. Verwerker brengt Onderwijsinstelling onverwijld op de hoogte indien Verwerker reden heeft om aan te nemen dat Verwerker niet langer aan de Verwerkersovereenkomst kan voldoen.
Artikel 3: Rolverdeling
- Onderwijsinstelling is ten aanzien van de in haar opdracht uit te voeren Verwerkingen van Persoonsgegevens de Verwerkingsverantwoordelijke. De Onderwijsinstelling heeft en houdt zelfstandige zeggenschap over (het bepalen van) het doel en de middelen van de Verwerking van de Persoonsgegevens.
- Verwerker draagt er zorg voor dat de Onderwijsinstelling bij het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst toereikend wordt geïnformeerd over de dienst(en) die de Verwerker verleent, en de uit te voeren Verwerkingen. De gegeven informatie stelt de Onderwijsinstelling in staat om te doorgronden welke Verwerkingen onlosmakelijk zijn verbonden met een aangeboden dienst en voor welke Verwerkingen Onderwijsinstelling gebruik kan maken van eventueel aangeboden optionele diensten.
- In aanvulling op lid 2 en onverminderd hetgeen elders in deze Verwerkersovereenkomst is bepaald, informeert Verwerker bij het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst de Onderwijsinstelling in Bijlage 1 over de in lid 2 bedoelde diensten, waaronder eventuele optionele diensten, en de Verwerkingen die in dat kader plaatsvinden. De in Bijlage 1 opgenomen informatie moet in begrijpelijke taal zijn beschreven, waardoor Onderwijsinstelling geïnformeerd akkoord kan gaan met de afname van deze dienst(en) en de uitvoering van de bijbehorende Verwerkingen.
- Voor zover artikel 30 lid 5 AVG daartoe verplicht, houdt Verwerker conform artikel 30 lid 2 AVG een register bij van alle categorieën van verwerkingsactiviteiten die Verwerker ten behoeve van een Onderwijsinstelling verricht.
- Onderwijsinstelling en Verwerker verstrekken elkaar over en weer alle benodigde informatie teneinde een goede naleving van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens mogelijk te maken.
Artikel 4: Privacyconvenant
Partijen onderschrijven de bepalingen in het Convenant. Dit betekent dat de betreffende bepalingen – voor zover van toepassing – in rechte afdwingbaar zijn.
Artikel 5: Gebruik Persoonsgegevens
- Verwerker verplicht zich om de van de Onderwijsinstelling verkregen Persoonsgegevens niet voor andere doeleinden of op andere wijze te gebruiken dan voor het doel waarvoor de gegevens zijn verstrekt of aan hem bekend zijn geworden. Verwerker Verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de Onderwijsinstelling en op basis van de Instructies van de Onderwijsinstelling. Verwerker Verwerkt de Persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden of doeleinden van derden, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling Verwerker tot Verwerking, zoals doorlevering aan een derde, verplicht. In dat geval stelt Verwerker de Onderwijsinstelling voorafgaand aan de Verwerking op basis van dat wettelijke voorschrift in kennis, tenzij de betreffende wetgeving een dergelijke kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
- In aanvulling op lid 1 vindt de Verwerking van Persoonsgegevens met betrekking tot Digitale Onderwijsmiddelen nooit plaats voor reclamedoeleinden of het doen van ongevraagde aanbiedingen door Verwerker.
- De Onderwijsinstelling en Verwerker specificeren in Bijlage 1 voor welke, door de Onderwijsinstelling in de hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke vastgestelde, doeleinden Persoonsgegevens worden Verwerkt bij het gebruik van zijn product en/of dienst, welke Verwerkingen daarvoor plaatsvinden en welke categorieën Persoonsgegevens van welke Betrokkenen daarbij worden Verwerkt. De Onderwijsinstelling draagt er zorg voor dat er niet meer Persoonsgegevens dan vastgelegd in Bijlage 1 worden doorgegeven aan Verwerker.
- Indien Verwerker, in strijd met de AVG, het doel en de middelen van de Verwerking van Persoonsgegevens bepaalt, wordt Verwerker met betrekking tot die Verwerking als Verwerkingsverantwoordelijke beschouwd.
- Ingeval Verwerker (in dit artikellid verder te noemen: Distributeur) zich bij de uitvoering van de Onderliggende Overeenkomst onder andere richt op distributie van Digitale Onderwijsmiddelen, zijn de volgende bepalingen aanvullend van toepassing:
- (a) De Distributeur in de rol van Verwerker wisselt in opdracht van de Onderwijsinstelling gegevens uit met de leveranciers van leermiddelen die ten opzichte van de Onderwijsinstellingen tevens de rol van Verwerker innemen.
- (b) De Onderwijsinstelling is verantwoordelijk voor het maken en vastleggen van afspraken met iedere leverancier van leermiddelen in een Verwerkersovereenkomst.
- (c) Onderwijsinstelling vrijwaart Distributeur voor eventuele aanspraken van derden ten gevolge van het niet (tijdig) maken van Verwerkersafspraken met de leverancier van leermiddelen, en de Onderwijsinstelling vrijwaart de leverancier van leermiddelen voor eventuele aanspraken van derden ten gevolge van het niet (tijdig) maken van Verwerkersafspraken met de Distributeur.
- (d) De verantwoordelijkheid van Distributeur voor het beheer van de Persoonsgegevens gaat over vanaf het moment dat de leverancier van leermiddelen die gegevens heeft ontvangen van Distributeur.
Artikel 6: Vertrouwelijkheid
- Verwerker garandeert dat hij alle Persoonsgegevens strikt vertrouwelijk behandelt. Verwerker zorgt ervoor dat eenieder die hij betrekt bij de Verwerking van Persoonsgegevens, waaronder zijn werknemers, vertegenwoordigers en/of Subverwerkers, een geheimhoudingsplicht heeft die ten minste ziet op de Persoonsgegevens en de omstandigheden waaronder die worden Verwerkt.
- De in lid 1 bedoelde geheimhoudingsplicht geldt niet in de hierna genoemde gevallen:
- (a) voor zover Onderwijsinstelling uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om de Persoonsgegevens aan een Derde te verstrekken;
- (b) indien het verstrekken van de Persoonsgegevens aan een Derde noodzakelijk is gezien de aard van de door Verwerker aan Onderwijsinstelling te verlenen diensten zoals verwoord in de Onderliggende Overeenkomst; of
- (c) indien Verwerker op grond van een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling tot verstrekking verplicht is.
- Ingeval door een Derde een beroep wordt gedaan op een wettelijke verplichting als bedoeld in lid 2 sub c, verifieert Verwerker voorafgaand aan de verstrekking de wettelijke grondslag en de identiteit van de partij die zich daarop beroept. Daarnaast stelt Verwerker – tenzij de betreffende wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt – Onderwijsinstelling onmiddellijk, voorafgaand aan de verstrekking, in kennis van de voor Onderwijsinstelling relevante informatie inzake deze verstrekking.
- Verwerker zorgt ervoor dat de onder diens gezag en/of verantwoordelijkheid werkende personen uitsluitend toegang hebben tot Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk voor de vervulling van hun werkzaamheden.
Artikel 7: Beveiliging en controle
- Met inachtneming van het bepaalde in artikel 32 AVG dragen beide Partijen zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beveiligen en te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige Verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
- Naast de maatregelen als genoemd in artikel 32 lid 1 AVG, worden onder meer de volgende maatregelen – waar passend – genomen:
- (a) een passend beleid voor de beveiliging van de Verwerking van de Persoonsgegevens (vergelijkbaar met de toepasselijke ISO-normering en/of vergelijkbaar met het geldende Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA);
- (b) maatregelen om te waarborgen dat enkel geautoriseerde personen die onder gezag en/of verantwoordelijkheid van de Verwerker werken, toegang hebben tot de Persoonsgegevens die in het kader van de Verwerkersovereenkomst worden Verwerkt;
- (c) het regelen van procedures rondom het verlenen van toegang tot Persoonsgegevens waaronder een registratie- en afmeldprocedure voor toewijzing van toegangsrechten, en het in logbestanden vastleggen van gebeurtenissen betreffende gebruikersactiviteiten, uitzonderingen en informatiebeveiligingsgebeurtenissen. De Onderwijsinstelling wordt in de gelegenheid gesteld om deze logbestanden periodiek te controleren.
- In Bijlage 2 worden de afspraken tussen Partijen vastgelegd over de in lid 1 en 2 bedoelde passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.
- De Onderwijsinstelling en Verwerker gebruiken in het kader van de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen (indien beschikbaar) uitsluitend het KetenID en de toepasselijke Attributenset bij alle Onderwijsdeelnemers die kunnen beschikken over het KetenID. Indien een van de Partijen aangeeft dat dit redelijkerwijs niet van haar kan worden gevergd, dient dit voldoende gemotiveerd te worden vastgelegd in Bijlage 3.
- Beide Partijen dragen er zorg voor dat zij de eigen getroffen beveiligingsmaatregelen periodiek evalueren en aanscherpen, aanvullen of verbeteren voor zover de eisen of (technologische) ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.
- De Verwerker stelt in goed overleg met de Onderwijsinstelling deze in staat om effectief te kunnen voldoen aan haar wettelijke verplichting om toezicht te houden op de naleving door de Verwerker van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen alsmede op de naleving van de in artikel 8 genoemde verplichtingen ten aanzien van Datalekken.
- In aanvulling op de voorgaande leden heeft Onderwijsinstelling te allen tijde het recht om, in overleg met de Verwerker en met inachtneming van een redelijke termijn, de naleving van Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, de Verwerking van Persoonsgegevens in relatie tot de Onderliggende Overeenkomst en deze Verwerkersovereenkomst, waaronder de door Verwerker genomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, te (doen) controleren middels een audit:
- (a) Partijen spreken in onderling overleg af dat de audit wordt uitgevoerd door een door één van de Partijen, na goedkeuring door de andere Partij, in te schakelen onafhankelijke gecertificeerde externe deskundige die een derdenverklaring (TPM) afgeeft.
- (b) De auditor verstrekt het auditrapport alleen aan Partijen.
- (c) Partijen maken onderling afspraken over de omgang met de uitkomsten van de audit.
- (d) Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat, aan de hand van een geldige (inter)nationaal erkende certificering of een gelijkwaardig controle- of bewijsmiddel, een reeds uitgevoerde audit en daaruit afgegeven derdenverklaring gebruikt kunnen worden. Onderwijsinstelling wordt in dat geval geïnformeerd over de uitkomsten van de audit.
- (e) Partijen komen overeen dat de kosten van een audit als bedoeld in sub a voor rekening komen van de Onderwijsinstelling, tenzij uit de audit (grote) gebreken blijken, die aan Verwerker kunnen worden toegerekend. In dat geval treden Partijen in overleg over de verdeling van de kosten van de audit.
Artikel 8: Datalekken
- Beide Partijen hebben een passend beleid voor de omgang met Datalekken.
- Indien Onderwijsinstelling of Verwerker een Datalek bij de uitvoering van de Onderliggende Overeenkomst of van deze Verwerkersovereenkomst vaststelt, dan zal deze de andere Partij daarover zonder onredelijke vertraging informeren, zodra zij of hij kennis heeft genomen van dat Datalek. Verwerker verstrekt in geval van een Datalek alle relevante informatie aan Onderwijsinstelling met betrekking tot het Datalek, waaronder informatie over eventuele ontwikkelingen rond het Datalek, en de maatregelen die de Verwerker treft om aan zijn kant de gevolgen van het Datalek te beperken en herhaling te voorkomen.
- In aanvulling op lid 2 informeert Verwerker de Onderwijsinstelling onverwijld indien een vermoeden bestaat dat een Datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen zoals bedoeld in artikel 34 lid 1 AVG.
- Verwerker stelt bij een Datalek de Onderwijsinstelling in staat om passende vervolgstappen te (laten) nemen ten aanzien van het Datalek. Verwerker dient hierbij aansluiting te zoeken bij de bestaande processen die Onderwijsinstelling daartoe heeft ingericht, voor zover deze aan Verwerker bekend zijn gemaakt. Partijen nemen zo spoedig mogelijk alle redelijkerwijs benodigde maatregelen om (verdere) schending of inbreuken betreffende de Verwerking van de Persoonsgegevens, en meer in het bijzonder (verdere) schending van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, te voorkomen of te beperken.
- In geval van een Datalek voldoet Onderwijsinstelling aan eventuele wettelijke meldingsplichten.
- Partijen zullen te goeder trouw in onderling overleg afspraken maken over de redelijke verdeling van de eventuele kosten die verbonden zijn aan het voldoen aan de meldingsplichten.
- Partijen documenteren alle Datalekken in een (incidenten)register, met inbegrip van de feiten omtrent de inbreuk in verband met Persoonsgegevens, de gevolgen daarvan en de genomen corrigerende maatregelen.
- Over incidenten met betrekking tot de beveiliging, anders dan een Datalek, informeert de Verwerker de Onderwijsinstelling conform de afspraken zoals beschreven in Bijlage 2.
Artikel 9: Medewerking
- Verwerker verleent Onderwijsinstelling medewerking bij het nakomen van de op Onderwijsinstelling in de hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke rustende verplichtingen op grond van de AVG en andere Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, waaronder, maar niet beperkt tot:
- (a) het, voor zover redelijkerwijs mogelijk, vervullen van de plicht van Onderwijsinstelling om aan verzoeken van de in hoofdstuk III van de AVG vastgelegde rechten van de betrokkene binnen de wettelijke termijnen te voldoen, zoals een verzoek tot inzage, rectificatie, wissing of beperking van de verwerking van Persoonsgegevens;
- (b) het uitvoeren van controles en audits zoals bedoeld in artikel 7 van deze Verwerkersovereenkomst;
- (c) het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (GEB/DPIA) en een eventuele daaruit voortkomende verplichte voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens;
- (d) het voldoen aan verzoeken van een Toezichthoudende Autoriteit of een andere overheidsinstantie;
- (e) het (voorbereiden van) onderzoeken (naar), beoordelen en melden van Datalekken zoals bedoeld in artikel 8 van deze Verwerkersovereenkomst.
- Een klacht of verzoek van een Betrokkene of een verzoek of onderzoek van een Toezichthoudende Autoriteit met betrekking tot de Verwerking van de Persoonsgegevens, wordt door Verwerker, voor zover wettelijk is toegestaan, onverwijld doorgestuurd naar Onderwijsinstelling, die verantwoordelijk is voor de afhandeling van het verzoek of de klacht.
- Partijen brengen, onverlet het bepaalde in artikel 7 lid 7 sub e, artikel 8 lid 6 en artikel 13 lid 3, elkaar voor in redelijkheid verleende bijstand geen kosten in rekening. In het geval dat één van de Partijen kosten in rekening wil brengen, brengt deze Partij de andere Partij hiervan vooraf op de hoogte.
Artikel 10: Doorgifte aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte
- Verwerker is uitsluitend gerechtigd tot doorgifte van Persoonsgegevens aan een derde land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of aan een internationale organisatie indien Onderwijsinstelling daarvoor specifieke schriftelijke toestemming heeft gegeven, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling Verwerker tot doorgifte verplicht. In dat geval stelt Verwerker Onderwijsinstelling voorafgaand aan de doorgifte schriftelijk op de hoogte van deze bepaling, tenzij de betreffende wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
- Indien na toestemming van Onderwijsinstelling Persoonsgegevens worden doorgegeven aan derde landen buiten de EER of aan een internationale organisatie zoals bedoeld in artikel 4 sub 26 AVG, dan zien Partijen erop toe dat dit alleen plaatsvindt conform wettelijke voorschriften en eventuele verplichtingen die in dit verband op Onderwijsinstelling rusten. Indien van toepassing staat in Bijlage 1 bij deze Verwerkersovereenkomst een opgave van de derde landen waar, of internationale organisaties door wie, de Persoonsgegevens worden Verwerkt. Daarbij wordt tevens aangegeven op welke wijze is voldaan aan de voorwaarden op basis van de AVG voor doorgifte van Persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties.
- Als voor de doorgifte naar een derde land buiten de EER gebruik wordt gemaakt van een door de Europese Commissie goedgekeurd modelcontract (standard contractual clauses), dan moeten er indien nodig voldoende aanvullende maatregelen worden genomen om te waarborgen dat het niveau van bescherming van de Persoonsgegevens tijdens en na de doorgifte gelijkwaardig is aan het beschermingsniveau binnen de EER. Deze maatregelen moeten worden beschreven in Bijlage 1.
Artikel 11: Inschakeling Subverwerker
- Onderwijsinstelling geeft Verwerker door ondertekening van deze Verwerkersovereenkomst toestemming tot het inschakelen van Subverwerkers, van wie de identiteit en vestigingsgegevens zijn opgenomen in Bijlage 1.
- Tijdens de duur van de Verwerkersovereenkomst licht Verwerker Onderwijsinstelling in over een voorgenomen toevoeging van een nieuwe Subverwerker of wijziging in de samenstelling van de bestaande Subverwerkers, waarbij Onderwijsinstelling de mogelijkheid wordt geboden tegen deze veranderingen bezwaar te maken. De bezwaartermijn bedraagt 6 weken volgend op schriftelijke inlichting aan Onderwijsinstelling over de voorgenomen toevoeging of wijziging.
- Verwerker is verplicht iedere Subverwerker via een overeenkomst of andere rechtshandeling minimaal dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op te leggen als in deze Verwerkersovereenkomst aan Verwerker zijn opgelegd. Verwerker zal op verzoek van Onderwijsinstelling afschriften verstrekken van deze Subverwerkersovereenkomsten, of van de relevante passages uit de Subverwerkersovereenkomst of een andere overeenkomst of een andere bindende rechtshandeling tussen Verwerker en de door deze overeenkomstig artikel 11 lid 1 van deze Verwerkersovereenkomst ingeschakelde Subverwerker.
Artikel 12: Bewaartermijnen en vernietiging Persoonsgegevens
- Onderwijsinstelling informeert Verwerker in Bijlage 1 adequaat over (wettelijke) bewaartermijnen die van toepassing zijn op de Verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker. Verwerker Verwerkt de Persoonsgegevens niet langer dan overeenkomstig deze bewaartermijnen.
- Onderwijsinstelling verplicht Verwerker om de in opdracht van Onderwijsinstelling Verwerkte Persoonsgegevens bij de beëindiging van de Verwerkersovereenkomst binnen een door Partijen gezamenlijk overeengekomen termijn terug te (doen) leveren aan de Onderwijsinstelling en/of te (doen) vernietigen, tenzij de Persoonsgegevens langer bewaard moeten worden, zoals in het kader van een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke verplichting, dan wel op verzoek van de Onderwijsinstelling.
- Verwerker bevestigt Onderwijsinstelling Schriftelijk dat vernietiging van de Verwerkte Persoonsgegevens als bedoeld in lid 2 heeft plaatsgevonden. De Onderwijsinstelling kan op eigen kosten een controle laten uitvoeren of vernietiging heeft plaatsgevonden.
- Verwerker ziet erop toe en waarborgt dat ook alle Subverwerkers die betrokken zijn bij de Verwerking van de Persoonsgegevens, de Persoonsgegevens (laten) terugleveren en/of vernietigen na het verstrijken van bewaartermijnen dan wel de termijn voor het terugleveren en/of vernietigen zoals bedoeld in lid 2.
Artikel 13: Aansprakelijkheid
- Partijen kunnen afspraken over aansprakelijkheid die voortvloeit uit deze Verwerkersovereenkomst, opnemen in de Onderliggende Overeenkomst of in een andere overeenkomst of regeling tussen Partijen.
- In afwijking van het eerste lid kunnen Partijen geen beroep doen op een aansprakelijkheidsbeperking die is opgenomen in de Onderliggende Overeenkomst of een andere tussen Partijen bestaande overeenkomst of regeling, in geval van een door één van de Partijen ingestelde:
- (a) verhaalsactie op grond van artikel 82 AVG; of
- (b) schadevergoedingsactie uit hoofde van deze Verwerkersovereenkomst, indien en voor zover de actie bestaat uit verhaal van een aan de Toezichthoudende Autoriteit betaalde geldboete die geheel of gedeeltelijk toerekenbaar is aan de andere Partij.
- Het bepaalde in dit artikel laat onverlet de rechtsmiddelen die de aangesproken Partij op grond van de geldende wet- of regelgeving ter beschikking staan. Het bepaalde in lid 2 sub b geldt onverminderd het bepaalde in artikel 14 lid 2.
- Iedere Partij is verplicht de andere Partij zonder onnodige vertraging op de hoogte te stellen van een (mogelijke) aansprakelijkstelling of (het voornemen om over te gaan tot) het opleggen van een bestuurlijke boete door de Toezichthoudende Autoriteit, beide in verband met deze Verwerkersovereenkomst. Iedere Partij is in redelijkheid verplicht de andere Partij informatie te verstrekken en/of ondersteuning te verlenen ten behoeve van het voeren van verweer tegen een (mogelijke) aansprakelijkstelling of (het voornemen tot) een boete, zoals bedoeld in de vorige volzin. De Partij die informatie verstrekt en/of ondersteuning verleent, is gerechtigd om eventuele redelijke kosten dienaangaande in rekening te brengen bij de andere Partij. Partijen informeren elkaar zoveel mogelijk vooraf over deze kosten.
- De Partij (hierna de “Benaderde Partij”) die door de Toezichthoudende Autoriteit in kennis is gesteld van het voornemen om over te gaan tot het opleggen van een bestuurlijke boete (verder: “Voornemen tot handhaving”) in verband met deze Verwerkersovereenkomst, zal:
- (a) in het verweer tegen het Voornemen tot handhaving rekening houden met de redelijke belangen van de andere Partij;
- (b) de andere Partij in redelijkheid in de gelegenheid stellen om haar zienswijze met betrekking tot het Voornemen tot handhaving aan de Benaderde Partij te geven, en
- (c) geen schikkingsvoorstel van de Toezichthoudende Autoriteit accepteren, of afstand doen van een rechtsmiddel tegen het Voornemen tot handhaving, of een boete, zonder hierover eerst de andere Partij te consulteren.
Artikel 14: Tegenstrijdigheid en wijziging Verwerkersovereenkomst
- In het geval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst en de bepalingen van de Onderliggende Overeenkomst, zijn de bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst leidend.
- Indien Partijen bij het afsluiten van deze Verwerkersovereenkomst van de artikelen in de Model Verwerkersovereenkomst willen afwijken, of deze willen aanvullen, dan worden deze wijzigingen en/of aanvullingen door Partijen beschreven en gemotiveerd in een overzicht dat als Bijlage 3 aan deze Verwerkersovereenkomst wordt gehecht. Het bepaalde in dit lid geldt niet voor aanvullingen en/of wijzigingen van de Bijlagen 1 en 2.
- Onverminderd het bepaalde in artikel 11 lid 2 wordt bij belangrijke wijzigingen in het product en/of de (aanvullende) diensten na het afsluiten van deze Verwerkersovereenkomst, die van invloed zijn op de Verwerking van de Persoonsgegevens zoals beschreven in Bijlagen 1 en 2, de Onderwijsinstelling, alvorens zij de wijzigingen aanvaardt, in begrijpelijke taal door de Verwerker geïnformeerd over de consequenties van deze wijzigingen. Onder belangrijke wijzigingen wordt in ieder geval verstaan: de toevoeging of wijziging van een functionaliteit die kan leiden tot een uitbreiding van de te Verwerken Persoonsgegevens en die gevolgen kan hebben voor de door Onderwijsinstelling vastgestelde doeleinden waarvoor de Persoonsgegevens worden Verwerkt. Deze wijzigingen zullen in Bijlage 1 of Bijlage 2 worden opgenomen.
- Wijzigingen in de artikelen van de Verwerkersovereenkomst na het afsluiten van de Verwerkersovereenkomst kunnen uitsluitend in gezamenlijkheid en schriftelijk tussen Partijen worden overeengekomen.
- In het geval enige bepaling van deze Verwerkersovereenkomst nietig, vernietigbaar of anderszins niet afdwingbaar is of wordt, blijven de overige bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval met elkaar in overleg treden om de nietige, vernietigbare of anderszins niet afdwingbare bepaling te vervangen door een uitvoerbare alternatieve bepaling. Daarbij zullen Partijen zoveel mogelijk rekening houden met het doel en de strekking van de nietige, vernietigde of anderszins niet afdwingbare bepaling.
Artikel 15: Duur en beëindiging
- De looptijd van deze Verwerkersovereenkomst is gelijk aan de looptijd van de tussen Partijen gesloten Onderliggende Overeenkomst, inclusief eventuele verlengingen daarvan.
- Deze Verwerkersovereenkomst eindigt van rechtswege bij de beëindiging van de Onderliggende Overeenkomst. Totdat de Persoonsgegevens door de Verwerker zijn teruggeleverd en vernietigd overeenkomstig het bepaalde in artikel 12, blijft de Verwerker ervoor zorgen dat de artikelen van deze Verwerkersovereenkomst worden nageleefd.
Artikel 16: Toepasselijk recht en geschillenbeslechting
- De Verwerkersovereenkomst en de uitvoering daarvan worden beheerst door Nederlands recht.
- Alle geschillen die tussen Partijen ontstaan in verband met de Verwerkersovereenkomst, worden voorgelegd aan de rechter die bevoegd is verklaard in de Onderliggende Overeenkomst. Is in de Onderliggende Overeenkomst geen rechter bevoegd verklaard, dan is de rechter bevoegd in de plaats waar Onderwijsinstelling gevestigd is.
Ondertekening
Aldus overeengekomen, in tweevoud opgemaakt en ondertekend,
Voor Verwerker tekent Rinke Doeser, eigenaar.
| Onderwijsinstelling | Verwerker (Doeser Development, handelend onder de naam Boekmee) |
|---|---|
| Naam: .................................................. | Naam: .................................................. |
| Functie: .................................................. | Functie: .................................................. |
| Datum: .................................................. | Datum: .................................................. |
| Handtekening: .................................................. | Handtekening: .................................................. |
Bij deze Verwerkersovereenkomst horen:
- Bijlage 1: Privacybijsluiter
- Bijlage 2: Beveiligingsbijlage
- Bijlage 3: Wijzigingenbijlage
- Facultatieve Bijlage 4: scholen vallend onder het bevoegd gezag (hieronder; alleen invullen als dat van toepassing is)
Bijlage 1, 2 en 3 staan in het document „Privacybijsluiter Boekmee”, versie 1.0 van 27 oktober 2026. De meest recente versie staat op https://boekmee.nl/verwerkersovereenkomst.
Facultatieve Bijlage 4: scholen vallend onder het bevoegd gezag
Vul deze bijlage alleen in als de Verwerkersovereenkomst geldt voor meer scholen van hetzelfde bevoegd gezag.
| Gegevens schoolbestuur | In te vullen door de Onderwijsinstelling |
|---|---|
| Naam schoolbestuur | .................................................. |
| Adres schoolbestuur | .................................................. |
| Administratienummer schoolbestuur (zie de noot hieronder) | .................................................. |
| Contactpersoon namens het schoolbestuur | .................................................. |
Deze verwerkersovereenkomst is van toepassing op de onderstaande scholen:
| Administratienummer | Schoolnaam | Plaats | Mailadres |
|---|---|---|---|
| .................... | .............................................. | .............................. | .............................. |
| .................... | .............................................. | .............................. | .............................. |
| .................... | .............................................. | .............................. | .............................. |
| .................... | .............................................. | .............................. | .............................. |
| .................... | .............................................. | .............................. | .............................. |
| .................... | .............................................. | .............................. | .............................. |
| .................... | .............................................. | .............................. | .............................. |
| .................... | .............................................. | .............................. | .............................. |
Administratienummer: het BRIN- of RIO-nummer bij de Dienst Uitvoering Onderwijs van het ministerie van OCW, of het KvK-nummer. Voor een school in België: het instellingsnummer of het ondernemingsnummer. Zijn er meer scholen dan regels, voeg dan een lijst toe.
De facultatieve Bijlage 4 maakt onderdeel uit van de afspraken die zijn gemaakt in het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 4.0. Meer informatie hierover vindt u op www.privacyconvenant.nl.
Privacybijsluiter Boekmee
Bijlagen 1, 2 en 3 bij de Model Verwerkersovereenkomst 4.0
Versie 1.1, geldig vanaf 27 oktober 2026 Download als pdf
Wat is dit? Bijlage 1 (Privacybijsluiter), 2 (Beveiligingsbijlage) en 3 (Wijzigingenbijlage) bij de verwerkersovereenkomst tussen de school en Boekmee, de Model Verwerkersovereenkomst 4.0 van het Privacyconvenant Onderwijs. Nummering en kopjes volgen de modelbijlagen 4.0.1. „Boekmee” is de Verwerker (Doeser Development, handelend onder de naam Boekmee), „de school” de Onderwijsinstelling.
De school vult in: de contactpersonen (Bijlage 1, onderdeel A, en Bijlage 2, onderdeel 3) en de toestemming voor doorgifte (onderdeel G). Andere bewaartermijnen dan in onderdeel F geeft de school schriftelijk door.
In het kort. Leerlingen gebruiken Boekmee niet: ze loggen niet in en lenen niet zelf. Medewerkers en vrijwilligers van de school lenen uit en nemen in. Van leerlingen verwerkt Boekmee alleen naam, groep, leerjaar, eventueel een leerlingnummer van de school, en welke boeken aan hen zijn uitgeleend. De school kiest zelf wat ze als naam invult: een roepnaam of bijnaam is genoeg, want Boekmee heeft de volledige naam niet nodig. Geen reclame en geen geautomatiseerde besluiten. De gegevens staan op een server in de EU; het webverkeer loopt via Cloudflare (VS, met waarborgen). Bij een Datalek hoort de school het binnen 24 uur.
Bijlage 1: Privacybijsluiter Boekmee
A. Contactgegevens
Voor vragen of opmerkingen over deze Privacybijsluiter of over de werking van Boekmee kunnen Partijen terecht bij:
| Partij | Functie en naam contactpersoon | Contactgegevens |
|---|---|---|
| Verwerker | Menno de Vries, COO | [email protected] |
| Onderwijsinstelling | ...................................................... | ...................................................... |
De contactpersoon van de Onderwijsinstelling is bevoegd of gemandateerd om namens de Onderwijsinstelling opdrachten en Instructies aan de Verwerker te verstrekken. Een nieuwe contactpersoon geven Partijen elkaar per e-mail door.
B. Versienummer en versiedatum
Versie 1.1, 27 oktober 2026. De actuele versie staat op https://boekmee.nl/verwerkersovereenkomst.
C. Algemene informatie (ingevuld door Verwerker)
| Onderdeel | Informatie |
|---|---|
| Naam product | Boekmee, online uitleensysteem voor schoolbibliotheken, in twee versies met dezelfde gegevens: Boekmee (de huidige versie) en Boekmee Gewend (de oudere versie, alleen voor bestaande oudere accounts). |
| Naam en vestiging Verwerker | Doeser Development, handelend onder de naam Boekmee (eenmanszaak van Rinke Doeser), David Ricardostraat 150, 1066 LH Amsterdam, KvK 62654004, btw-id NL002333048B37. |
| Website en inlogpagina | https://boekmee.nl; inloggen op https://dashboard.boekmee.nl (Boekmee) en https://informatiesysteem.boekmee.nl (Boekmee Gewend). |
| Uitleg en werking | De school beheert de boeken van haar schoolbibliotheek en haar leerlingen en groepen, leent boeken uit en neemt ze in, ook door de streepjescode met de camera te scannen, en ziet wie welk boek heeft. Boekmee werkt in de browser; de school installeert niets. Boekgegevens en omslagen komen vooral uit de CB Titelbank. |
| Doelgroep | Vooral po in Nederland en Vlaanderen; ook (v)so, vo en mbo. |
| Gebruikers | Medewerkers en vrijwilligers van de school, zoals leescoördinatoren, leerkrachten en bibliotheekouders, en beheerders bij een schoolbestuur of bibliotheek. Leerlingen en ouders gebruiken Boekmee niet; leerlingen zijn wel Betrokkene. |
D. Omschrijving specifieke producten en/of diensten (ingevuld door Verwerker)
1. Producten en/of diensten en bijbehorende Verwerkingen die een onlosmakelijk onderdeel vormen van het aangeboden product en/of de aangeboden dienst
| Dienst | Bijbehorende Verwerking(en) |
|---|---|
| 1. Accounts en inloggen | Accounts aanmaken en beheren (schoolaccount, vaak gedeeld; alleen-lezenaccount; beheerders bij een bestuur of bibliotheek) met gebruikersnaam, e-mailadres, wachtwoord (als hash), rol en school. Inloggen met een sessiecookie, een wachtwoordlink die 60 minuten geldig is, en registratie van elke geslaagde inlog (account, school, tijdstip). |
| 2. Leerlingen en groepen | Leerlingen invoeren, wijzigen en op inactief zetten, met naam, groep, leerjaar, status en eventueel het eigen leerlingnummer van de school. Groepen beheren en bij een nieuw schooljaar leerlingen in één keer doorzetten. |
| 3. Collectie | Boeken toevoegen via ISBN, titel of een scan van de streepjescode; het camerabeeld blijft op het apparaat. Geen persoonsgegevens, behalve wat de school zelf in een notitie zet. |
| 4. Uitlenen en innemen | Vastleggen welk boek aan welke leerling is uitgeleend, uit welke collectie, met datum en tijd van uitlenen en inleveren. Tonen welk boek een leerling heeft, wat eerder aan de leerling is uitgeleend en wat te laat is. Boekmee legt niet vast welk account uitleende. |
| 5. Overzichten en statistieken | Overzichten en statistieken over het lenen. Het schoolaccount ziet ook lijsten met namen, zoals „Top 10 lezers”. Beheerders van een bestuur of bibliotheek zien geen leerlingnamen, alleen aantallen. |
| 6. Boektips (alleen Boekmee) | Bij het uitlenen tips voor een leerling op basis van wat aan die leerling is uitgeleend: een volgend deel, dezelfde schrijver, wat ook is uitgeleend aan lezers van dezelfde boeken (geteld per ISBN over alle scholen, zonder namen) of wat populair is in de groep. De tips worden niet opgeslagen en de medewerker kiest zelf. |
| 7. Helpdesk | Vragen beantwoorden per e-mail en via het formulier „Hulp nodig?”, met naam, e-mailadres, school, gebruikersnaam, het bericht en bijlagen. Op verzoek een nieuw wachtwoord instellen. |
| 8. Hosting en beveiliging | Opslag op een server in de EU, elke nacht een back-up, beveiliging en doorgifte van het webverkeer via Cloudflare, logbestanden, en onderhoud en verbetering van de software. |
| 9. Servicemails | E-mails over de dienst aan het e-mailadres van een account, zoals een wachtwoordlink, een storing, een Datalek, nieuwe voorwaarden of een prijswijziging. Niet voor reclame; de nieuwsbrief krijgt een account alleen met een afmeldlink. |
| 10. Meldingen en feedback | Berichten in het menu (de bel), met per account wat gelezen is. Af en toe een feedbackvraag; het antwoord gaat met account, school en e-mailadres naar Boekmee. Paginaweergaven tellen zonder cookie, met een code die elke dag verandert. |
Koppelingen en uitwisseling met derde partijen
- Boekmee heeft geen koppeling met de leerlingadministratie van de school en wisselt geen gegevens uit met andere leveranciers, via Edu-K of via het ECK iD.
- Boekgegevens en omslagen komen van de CB Titelbank; er gaan geen persoonsgegevens heen.
- Bij een online aankoop krijgt Stripe alleen de gegevens van de koper, nooit leerlinggegevens.
- Boekmee en Boekmee Gewend laden in de browser niets van derden: lettertypen en scripts komen van de eigen server.
- De demo's (https://demo.boekmee.nl en https://demo-gewend.boekmee.nl) zijn openbare oefenomgevingen met voorbeeldgegevens en horen niet bij de dienst; de school voert daar geen echte gegevens in.
E. Doeleinden voor het verwerken van Persoonsgegevens
Verwerking van Persoonsgegevens met behulp van Digitale Onderwijsmiddelen door Onderwijsinstellingen vindt plaats ten behoeve van het verzorgen van onderwijs, waaronder het voorbereiden, uitvoeren, evalueren en ondersteunen van het onderwijs(proces) en het begeleiden en volgen van Onderwijsdeelnemers (in hun leerproces). Van de meer specifieke doeleinden in artikel 5 van het Convenant zijn deze van toepassing:
| Doeleinde (artikel 5 van het Convenant) | Hoe in Boekmee |
|---|---|
| Andere doeleinden voor het verzorgen van onderwijs, namelijk: de schoolbibliotheek en leesbevordering | Boeken beheren en uitlenen aan leerlingen (diensten 2 tot en met 6) |
| Monitoring en verantwoording | Statistieken over het lenen, voor leesbevordering en keuzes voor de collectie (dienst 5) |
| Geleverd krijgen en in gebruik nemen van het Digitale Onderwijsmiddel | Accounts aanmaken, de school inrichten en een leerlingenlijst importeren (dienst 1) |
| Toegang, waaronder identificatie, authenticatie en autorisatie | Inloggen, rollen en rechten (dienst 1) |
| Beveiliging, controle en preventie van misbruik | Beveiliging en logbestanden (diensten 1 en 8) |
| Continuïteit, verbetering, goede werking en ondersteuning | Onderhoud, back-ups, helpdesk, Inloggen als school en servicemails (diensten 7 tot en met 11). Ook het aantal actieve leerlingen per school tellen, zonder namen, voor het juiste pakket. |
Niet van toepassing zijn: alles rond leer- en toetsresultaten, roosters, persoonlijke (waaronder medische) omstandigheden, het begeleiden van medewerkers, communicatie met leerlingen en ouders, uitwisselen met Derden, beschikbaar stellen voor onderzoek, statistiek of wettelijke eisen, geschillen, financieel beheer en de uitvoering van een wettelijke bepaling.
Wat Boekmee niet doet met de Persoonsgegevens van de school:
- Boekmee gebruikt ze niet voor eigen doeleinden of voor reclame en ongevraagde aanbiedingen (artikel 5 lid 2), en verkoopt of deelt ze niet.
- Boekmee neemt geen geautomatiseerde besluiten over leerlingen. De boektips voorspellen uit wat aan een leerling is uitgeleend welke boeken die leuk kan vinden; ze worden niet opgeslagen en de medewerker kiest zelf.
- Boekmee gebruikt geen AI op leerlingen, groepen en uitleningen in Boekmee en traint geen AI met gegevens van de school.
F. Categorieën Persoonsgegevens inclusief bewaartermijnen
1. Categorieën Betrokkenen en Persoonsgegevens
Betrokkene Onderwijsdeelnemer (leerling):
| Categorie | Specificatie in Boekmee |
|---|---|
| Contactgegevens | Voornaam, tussenvoegsel en achternaam |
| Onderwijsdeelnemer-nummer | Alleen als de school het aanlevert: het eigen leerlingnummer uit haar administratie (optioneel) |
| Studievoortgang | Klas of leerjaar: de groep, met een naam die de school kiest, en het leerjaar |
| Onderwijsorganisatie | Het ter beschikking stellen van leermiddelen: welke boeken aan de leerling zijn en waren uitgeleend, uit welke collectie, met datum en tijd (leesgeschiedenis); de status actief of inactief |
| Andere Persoonsgegevens | Wat Boekmee uit de uitleningen afleidt en alleen toont, zoals „Top 10 lezers” en boektips |
Niet van toepassing zijn: voorletters, geslacht, adres en andere contactgegevens, BSN of PGN, ECK-iD (zie Bijlage 3), nationaliteit, geboortedatum en geboorteplaats, financiële gegevens, gegevens over gezondheid of godsdienst, examen-, begeleidings- en aanwezigheidsgegevens, beeldmateriaal en gebruikersgegevens (leerlingen loggen niet in).
Betrokkene ouder, voogd of verzorger: Boekmee verwerkt geen gegevens van ouders in die hoedanigheid. Een ouder die als vrijwilliger met Boekmee werkt, valt onder de medewerkers.
Betrokkene medewerker Onderwijsinstelling (ook vrijwilligers en beheerders bij een bestuur of bibliotheek):
| Categorie | Specificatie in Boekmee |
|---|---|
| Contactgegevens | Naam (van beheerders, van wie het account aanmaakte en van wie de helpdesk mailt) en het e-mailadres bij het account; de gebruikersnaam is vaak ook een e-mailadres |
| Onderwijsorganisatie | Een groepsnaam kan de naam van een leerkracht bevatten |
| Gebruiksgegevens | Geslaagde inlog (account, school, tijdstip), het logboek van Inloggen als school, gelezen berichten, antwoorden op de feedbackvraag en paginaweergaven zonder cookie. IP-adressen alleen in logboeken van de server en Cloudflare en kort om inlogpogingen te beperken. |
| Andere Persoonsgegevens | Wachtwoord (als hash), rol en school, de sessiecookie en berichten aan de helpdesk |
Wat de school zelf in vrije velden typt, zoals een groepsnaam, een notitie of een bericht aan de helpdesk, valt onder haar verantwoordelijkheid. Bijzondere persoonsgegevens horen daar niet in en Boekmee vraagt er nooit om. Een leerling bij naam noemen is voor de helpdesk bijna nooit nodig.
2. Bewaartermijn van de Persoonsgegevens of de criteria om die vast te stellen
De Onderwijsinstelling stelt de bewaartermijnen vast (artikel 12 lid 1). Hieronder staat het voorstel van Boekmee; het geldt zolang de school schriftelijk geen andere termijn opgeeft. Voor uitleengegevens van een schoolbibliotheek bestaat geen wettelijke termijn. De termijn voor uitleningen sluit aan bij het advies van Kennisnet voor gegevens in digitale leermiddelen: het lopende en het vorige schooljaar.
| Gegevens | Standaardtermijn van Boekmee |
|---|---|
| Actieve leerling | Zolang de leerling op de school actief is |
| Uitleningen gekoppeld aan een leerling | Het lopende en het vorige schooljaar; daarna geanonimiseerd, alleen de telling per boek blijft |
| Vertrokken (inactieve) leerling | Uiterlijk 3 maanden na het einde van het schooljaar van vertrek; heeft de leerling nog een boek, uiterlijk 12 maanden |
| Accounts van medewerkers en vrijwilligers | 3 maanden na het uitzetten van het account |
| Aangeleverde leerlinglijsten | 30 dagen na de import |
| Inlog- en meekijklogboeken | 12 maanden |
| Logboeken van de server | 3 maanden |
| Back-ups | Elke dag, rollend, ten hoogste 35 dagen |
| Helpdeskmail en antwoorden op de feedbackvraag | Helpdeskmail 2 jaar na het laatste contact; feedback 2 jaar na het antwoord |
| Paginaweergaven (zonder cookie) | Ten hoogste 13 maanden |
| Alle gegevens na het einde van de overeenkomst | Op verzoek een export binnen 30 dagen; verwijdering uiterlijk 3 maanden na het einde, ook uit de back-ups en bij Subverwerkers, met schriftelijke bevestiging (artikel 12 lid 2 en 3) |
Boekmee verwijdert of anonimiseert de gegevens elk jaar in de zomervakantie met de hand volgens deze termijnen; een gegeven kan daardoor tot een jaar langer blijven staan. De knop om een leerling te verwijderen zet de leerling op inactief; de gegevens blijven tot het einde van de termijn. Eerder wissen vraagt de contactpersoon van de school aan Boekmee.
G. Locatie van opslag en Verwerking Persoonsgegevens
| Verwerking (zie onderdeel D) | Plaats/Land van opslag en Verwerking |
|---|---|
| Alle diensten | Server van Hostinger in de EU (Duitsland), met de databases, de beheeromgeving en de back-ups. De back-ups staan op dezelfde server. |
| 7 en 9 (e-mail) | Mailserver van Hostinger in de EU (Duitsland) |
| Webverkeer | Netwerk van Cloudflare, wereldwijd (doorgifte 1) |
Voor één Verwerking vindt doorgifte buiten de EER plaats of kan die plaatsvinden. Mogelijke waarborgen zijn een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of standaardcontractbepalingen (SCC's), met zo nodig aanvullende maatregelen.
| Doorgifte | Beschrijving | Land en waarborgen | Toestemming school |
|---|---|---|---|
| 1. Webverkeer via Cloudflare (alle diensten) | Al het verkeer loopt versleuteld via Cloudflare, dat het in zijn netwerk ontsleutelt en zo IP-adressen en de inhoud van pagina's ziet, ook leerlingnamen. Niet de databases. | VS en wereldwijd. EU-VS Data Privacy Framework en SCC's in de verwerkersovereenkomst van Cloudflare; versleuteling (TLS). | ja / nee (zonder toestemming kan Boekmee de dienst niet leveren) |
H. Subverwerkers
Onderwijsinstelling geeft Verwerker door ondertekening van de Verwerkersovereenkomst algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van een Subverwerker. Verwerker maakt ten tijde van het afsluiten van de Verwerkersovereenkomst gebruik van de volgende Subverwerkers:
| Naam en vestigingsland | Soort Verwerking | Persoonsgegevens | Land van opslag en Verwerking |
|---|---|---|---|
| Hostinger International Ltd., Cyprus (EU) | Virtuele server (VPS) met alle onderdelen van Boekmee, de databases en de back-ups. Tech by Build beheert de server (zie hieronder). | Alle Persoonsgegevens in Boekmee | EU (Duitsland) |
| Tech by Build (eenmanszaak van Menno de Vries), Nederland | Beheer van de server, de databases en de software van Boekmee | Alle Persoonsgegevens in Boekmee | EU (Nederland en Duitsland) |
| Hostinger International Ltd., Cyprus (EU) | E-mail van [email protected] en alle uitgaande mail van Boekmee | E-mail met scholen, met bijlagen; soms een leerlingnaam of leerlingenlijst | EU |
| Cloudflare, Inc., Verenigde Staten | DNS, beveiliging en doorgifte (proxy) van al het webverkeer | IP-adressen, browsergegevens en de inhoud van verzoeken en pagina's | Wereldwijd, ook de VS (zie onderdeel G) |
Geen Subverwerker zijn: Stripe (alleen gegevens van de koper; voor betaaldiensten zelf verwerkingsverantwoordelijke), de CB Titelbank (er gaan geen persoonsgegevens heen) en de externe medewerker klantenservice, die onder gezag van Boekmee werkt met een geheimhoudingsplicht.
Een nieuwe of andere Subverwerker meldt Boekmee ten minste 6 weken vooraf per e-mail aan de contactpersoon van de school, die in die tijd bezwaar kan maken (artikel 11 lid 2). De subverwerkers van Hostinger en Cloudflare stuurt Boekmee op verzoek mee.
Aanvullende informatie
- Rechten van Betrokkenen. De school handelt verzoeken af. Zij kan in Boekmee zelf gegevens inzien, corrigeren en een leerling op inactief zetten, en per e-mail een export van leerlingen, groepen, boeken en uitleningen opvragen, die Boekmee binnen 30 dagen levert als CSV- of Excelbestand. Een verzoek dat bij Boekmee binnenkomt, stuurt Boekmee binnen 2 werkdagen door naar de school (artikel 9 lid 2).
- Logbestanden. De school kan het inlog- en meekijklogboek van haar accounts bij Boekmee opvragen.
- DPIA. Boekmee levert op verzoek de informatie die de school nodig heeft voor een (pre-)DPIA (artikel 9 lid 1 onder c).
- Wijzigingen. Verwerkt een nieuwe functie meer of andere Persoonsgegevens, dan legt Boekmee dat eerst in begrijpelijke taal aan de school voor en werkt Boekmee deze bijlage bij (artikel 14 lid 3).
Bijlage 2: Beveiligingsbijlage Boekmee
Versie 1.1, 27 oktober 2026.
De Verwerker is overeenkomstig de AVG en artikel 7 en 8 van de Model Verwerkersovereenkomst verplicht passende technische en organisatorische maatregelen te nemen ter beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens, en om die maatregelen aan te tonen. Deze bijlage geeft een beknopte beschrijving en opsomming van die maatregelen.
Boekmee is een klein bedrijf. Deze bijlage zegt per maatregel eerlijk wat nu geregeld is en wat gepland is. Een geplande maatregel is een toezegging van Boekmee aan de school.
1. Maatregelen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, wijziging, opslag, toegang of openbaarmaking
| Maatregel uit het model | Hoe Boekmee dit regelt | Stand |
|---|---|---|
| Autorisatie: niet meer toegang dan nodig voor de functie | Alleen de technisch beheerder kan op de server en rechtstreeks in de databases. De beheeromgeving leest zelf geen leerlingnamen uit Boekmee, maar bevat aangeleverde leerlinglijsten en e-mails van scholen, kan via Inloggen als school elk schoolaccount openen en heeft één gedeeld wachtwoord | deels |
| Coördinator informatiebeveiliging | Menno de Vries (COO) brengt risico's in kaart, controleert de maatregelen en houdt deze bijlage bij | geregeld |
| Incidenten documenteren en ervan leren | Een incidentenregister en verbeteringen na elk incident (artikel 8 lid 7) | gepland |
| Communicatie over incidenten | Vastgelegd in onderdeel 3 van deze bijlage | geregeld |
| Geheimhouding en afspraken met medewerkers | Een geheimhoudingsverklaring voor iedereen die met Persoonsgegevens werkt, ook de externe klantenservice | gepland |
| Bewustzijn en training | Eens per jaar de afspraken doornemen, zoals over phishing, wachtwoorden en het melden van incidenten | gepland |
Met Persoonsgegevens van de school werken: Menno de Vries (COO; ontwikkeling, hosting en technisch beheer), als enige met toegang tot de server, de databases en de back-ups; Rinke Doeser (eigenaar) en een externe medewerker klantenservice, voor klantcontact en helpdesk, met toegang tot de mailbox en de beheeromgeving.
2. Maatregelen om de Persoonsgegevens te beveiligen en continuïteit van de middelen, het netwerk, de server en de applicatie te waarborgen
Hieronder staat de rapportage van de BIV-classificatie, de mate van compliance en de uitleg bij eventuele afwijkingen van de standaarden. Verwerker gebruikt hiervoor in beginsel het „Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA” (te vinden op www.edustandaard.nl) als toetsingskader en voor het creëren van een solide basisniveau van informatiebeveiliging en privacy.
| Onderdeel | Invulling |
|---|---|
| Toetsvorm | Self-assessment (oktober 2026); geen certificering of externe audit |
| Uitvoerder toets | Doeser Development (Boekmee), Menno de Vries, COO |
| Inlogpagina | https://dashboard.boekmee.nl en https://informatiesysteem.boekmee.nl |
| BIV-classificatie | Beschikbaarheid = M, Integriteit = M, Vertrouwelijkheid = M |
- Beschikbaarheid midden: een storing van enkele uren is lastig; uitval van meer schooldagen is niet aanvaardbaar.
- Integriteit midden: een fout, zoals een boek bij de verkeerde leerling, kost tijd, maar schaadt leerlingen niet ernstig.
- Vertrouwelijkheid midden: gegevens van kinderen, met een leesgeschiedenis die iets over interesses zegt, maar zonder bijzondere persoonsgegevens, BSN of contactgegevens.
| Categorie | Maatregelen | Compliance | Uitleg |
|---|---|---|---|
| Beschikbaarheid | Ontwerp | Alternatieve maatregel | Eén server zonder uitwijkserver. Bij uitval herstelt Boekmee de dienst op een nieuwe server vanaf de back-up, binnen ten hoogste 2 werkdagen. |
| Capaciteit beheer | Voldaan | Processor, geheugen en schijf worden gemeten; bij een storing of een mislukte back-up krijgt de beheerder automatisch een melding. | |
| Onderhoud | Voldaan | Updates van Boekmee gaan via versiebeheer en een vaste uitrol. Beveiligingsupdates van de server worden automatisch geïnstalleerd. | |
| Testen | Voldaan | Automatische tests en codecontroles; beveiligingscontrole van de broncode in oktober 2026. We testen alleen met testgegevens; op werkplekken staan geen productiegegevens. | |
| Monitoring | Voldaan | Automatische meldingen bij storingen en mislukte back-ups (zie Capaciteit beheer). | |
| Herstel | Niet voldaan | Na een gelukte nachtelijke back-up ten hoogste één dag verlies; een mislukte back-up valt nu niet altijd op (zie Monitoring). Een herstel op een testkopie is één keer gedaan. | |
| Integriteit | Herleidbaarheid (gebruikers) | Alternatieve maatregel | Elke geslaagde inlog per account en de datum en tijd van elke uitlening worden vastgelegd. Een schoolaccount is vaak gedeeld, dus welke persoon iets deed, is niet vast te stellen. |
| Back-up | Niet voldaan | Elke nacht een back-up, nu op dezelfde server. Gepland: een versleutelde kopie bij een tweede aanbieder in de EU, ten hoogste 35 dagen bewaard (zie Herstel). | |
| Application controls | Voldaan | Elke pagina en actie controleert inlog en rol; gegevens zijn per school afgeschermd; invoercontrole en bescherming tegen SQL-injectie. | |
| Onweerlegbaarheid (gegevens) | Alternatieve maatregel | Uitleningen en innames krijgen automatisch datum en tijd; andere wijzigingen worden niet apart gelogd. Passend bij integriteit midden. | |
| Herleidbaarheid (technisch beheer) | Niet voldaan | Softwarewijzigingen en uitrol zijn vastgelegd. De beheeromgeving heeft één gedeeld wachtwoord zonder tweestapsverificatie. Gepland: een logboek bij Inloggen als school (zie onderdeel 1). | |
| Controle integriteit | Voldaan | Databaseregels en invoercontrole bewaken de samenhang tussen leerlingen, groepen, boeken en uitleningen. | |
| Onweerlegbaarheid (applicatie) | Voldaan | Elke wijziging aan de broncode staat met datum en auteur in versiebeheer; elke uitrol is terug te vinden. | |
| Vertrouwelijkheid | Levenscyclus gegevens | Niet voldaan | Gegevens worden nu zonder einddatum bewaard, ook oude databasekopieën van een migratie. Gepland: de termijnen uit Bijlage 1, onderdeel F, en oude databasekopieën en dumps opruimen. |
| Logische toegang | Niet voldaan | Wachtwoorden als hash (bcrypt), minimaal 8 tekens, een grens aan mislukte pogingen, sessies van ten hoogste 30 dagen. Bij een reset door de helpdesk gaat het nieuwe wachtwoord nu per e-mail. Gepland: bevestiging bij wijzigen e-mailadres en wachtwoordreset door helpdesk via een link. | |
| Fysieke toegang | Alternatieve maatregel | Geen eigen serverruimte; het datacenter is van Hostinger. Afspraken over werkplekken, zoals schijfversleuteling en schermvergrendeling, worden nog vastgelegd (zie Testen). | |
| Netwerktoegang | Voldaan | De databases zijn niet bereikbaar vanaf internet. Alleen de technisch beheerder kan op de server. Verkeer loopt via Cloudflare, dat ook beschermt tegen overbelastingsaanvallen. | |
| Scheiding omgevingen | Voldaan | Boekmee, de demo en de beheeromgeving hebben eigen databases op één server, met andere webtoepassingen van de beheerder. De demo heeft een eigen databasegebruiker die alleen toegang heeft tot de demodatabase en geen rechten heeft op de gegevens van scholen. | |
| Transport en fysieke opslag | Voldaan | HTTPS met HSTS; e-mail gaat versleuteld naar de mailserver; databaseverkeer blijft binnen de server. De serverschijf is versleuteld, ook voor de back-ups die erop staan. | |
| Logging | Niet voldaan | Geslaagde inlogs en Inloggen als school (account, tijdstip) worden vastgelegd, fouten in de serverlogboeken. Gepland: wie en waarom bij meekijken, en bewaartermijnen. | |
| Omgaan met kwetsbaarheden | Niet voldaan | Beveiligingscontrole van de broncode in oktober 2026 en automatische beveiligingsupdates op de server. Gepland: een meldpunt op https://boekmee.nl/responsible-disclosure met [email protected]. |
Voor een controle van de naleving (artikel 7 lid 7) levert Boekmee eerst deze bijlage, de self-assessment en antwoorden op een vragenlijst. Partijen kunnen in overleg afspreken dat dit volstaat; een audit volgens artikel 7 lid 7 blijft altijd mogelijk. Boekmee heeft geen certificering of derdenverklaring.
3. Afspraken over het informeren over beveiligingsincidenten en/of Datalekken
Verwerker heeft een procedure voor de monitoring en identificatie van incidenten en het informeren in geval van Datalekken en/of incidenten met betrekking tot beveiliging. In zo'n geval zal Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke de volgende informatie ter hand stellen:
- de kenmerken van de inbreuk, zoals: datum en tijdstip ontdekken en duur inbreuk; samenvatting van de inbreuk, waaronder de aard van de inbreuk en de aard en beschrijving van het beveiligingsincident (op welk onderdeel van de beveiliging heeft het betrekking, hoe heeft het zich voorgedaan, heeft het betrekking op lezen, kopiëren, veranderen, verwijderen/vernietigen en/of diefstal van Persoonsgegevens);
- de oorzaak van de inbreuk;
- hoe de inbreuk is ontdekt;
- de maatregelen die getroffen zijn om de inbreuk aan te pakken en eventuele (verdere en toekomstige) schade te voorkomen;
- of de bij de inbreuk betrokken Persoonsgegevens versleuteld, gehasht etc. waren;
- de groep(en) Betrokkenen die gevolgen kunnen ondervinden van het incident, en de aantallen en omvang van de groep(en) Betrokkenen;
- wat de mogelijke gevolgen zijn van de inbreuk voor de Onderwijsinstelling en de groep(en) Betrokkene(n), waaronder indien mogelijk een inschatting van het risico van de gevolgen voor de groep(en) Betrokkene(n);
- de hoeveelheid en soort Persoonsgegevens betrokken bij de inbreuk (met name bijzondere Persoonsgegevens zoals gegevens over gezondheid of godsdienst, of gegevens van gevoelige aard, waaronder toegangs- of identificatiegegevens, financiële gegevens of leerprestaties).
Termijnen en werkwijze bij Boekmee:
- Boekmee informeert de school binnen 24 uur na ontdekking over een Datalek dat Persoonsgegevens van de school raakt, en eerder als een hoog risico voor Betrokkenen waarschijnlijk is (artikel 8 lid 3).
- Wat nog niet bekend is, vult Boekmee aan zodra het bekend is, ten minste elke 24 uur, tot het Datalek is afgehandeld. Daarna volgt een verslag met oorzaak, gevolgen en maatregelen.
- Boekmee meldt per e-mail aan de contactpersoon hieronder, anders aan die uit Bijlage 1, onderdeel A, of Bijlage 4, en stuurt zo nodig een servicemail aan de accounts van de school.
- De school beslist over een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en over het informeren van Betrokkenen (artikel 8 lid 5). Boekmee levert de informatie daarvoor en meldt alleen namens de school met een aparte schriftelijke machtiging.
- Andere beveiligingsincidenten die de gegevens van de school kunnen raken (artikel 8 lid 8), meldt Boekmee zonder onredelijke vertraging, uiterlijk binnen 5 werkdagen.
- Een incident dat een Subverwerker aan Boekmee meldt, geeft Boekmee op dezelfde manier door.
- Ontdekt de school een Datalek of een zwakke plek in Boekmee, dan meldt zij dat zo snel mogelijk aan Boekmee.
In geval van een (vermoeden van een) beveiligingsincident en/of Datalek, kunnen Onderwijsinstelling en Verwerker in beginsel per e-mail contact met elkaar opnemen via onderstaande contactgegevens, dan wel de contactgegevens zoals opgenomen in Bijlage 4.
| Partij | Naam en functie contactpersoon bij beveiligingsincidenten/Datalekken | Contactgegevens |
|---|---|---|
| Verwerker | Menno de Vries, COO; vervanger: Rinke Doeser, eigenaar | [email protected], onderwerp „Datalek”; kwetsbaarheden: [email protected] |
| Onderwijsinstelling | ...................................................... | ...................................................... |
Bijlage 3: Wijzigingenbijlage
Versie 1.1, 27 oktober 2026.
Overzicht van afwijkingen, zoals bedoeld in artikel 14, lid 2 van de Model Verwerkersovereenkomst, en de motivering daarvan. Aanvullingen staan vetgedrukt. Afwijking 2 geldt alleen voor een school in België. De termijnen in Bijlage 1 en 2 zijn invullingen, geen afwijkingen.
Partijen zijn de volgende wijzigingen overeengekomen:
| 1. Afwijking | Invulling |
|---|---|
| Betreft artikel | Artikel 7 lid 4 (KetenID en Attributenset) |
| Wijziging of aanvulling | Aanvulling |
| Huidige tekst artikel | De Onderwijsinstelling en Verwerker gebruiken in het kader van de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen (indien beschikbaar) uitsluitend het KetenID en de toepasselijke Attributenset bij alle Onderwijsdeelnemers die kunnen beschikken over het KetenID. Indien een van de Partijen aangeeft dat dit redelijkerwijs niet van haar kan worden gevergd, dient dit voldoende gemotiveerd te worden vastgelegd in Bijlage 3. |
| Nieuwe tekst artikel | De huidige tekst, met aan het slot: Partijen stellen vast dat Onderwijsdeelnemers Boekmee niet zelf gebruiken en niet inloggen; alleen medewerkers en vrijwilligers van de Onderwijsinstelling hebben een account. Verwerker Verwerkt daarom geen KetenID en geen Attributenset, zolang Onderwijsdeelnemers geen toegang tot Boekmee hebben. |
| Reden (noodzaak en motivering) | Het KetenID dient voor de toegang van leerlingen tot leermiddelen en voor uitwisseling tussen ketenpartijen. Leerlingen loggen in Boekmee niet in en Boekmee wisselt niets uit. Een KetenID zou een persoonsgegeven zonder doel toevoegen, in strijd met dataminimalisatie (artikel 5 lid 1 onder c AVG). |
| 2. Afwijking | Invulling |
|---|---|
| Betreft artikel | Artikel 1 onder m (Onderwijsdeelnemer), n (Onderwijsinstelling) en t (Toezichthoudende Autoriteit), alleen als de Onderwijsinstelling een school in België is |
| Wijziging of aanvulling | Aanvulling |
| Huidige tekst artikel | De tekst van artikel 1 onder m, n en t, zoals in de nieuwe tekst hieronder zonder de vetgedrukte aanvullingen. |
| Nieuwe tekst artikel | (m) Onderwijsdeelnemer: een leerling of student in het primair onderwijs, voortgezet onderwijs of middelbaar beroepsonderwijs, waaronder ook speciaal onderwijs en voortgezet speciaal onderwijs zoals bedoeld in de Wet op de expertisecentra, alsmede de vavo-student en de deelnemer educatie, en een leerling van een school in België; (n) Onderwijsinstelling: het bevoegd gezag als bedoeld in de artikelen 1 van de Wet op het primair onderwijs, Wet op het voortgezet onderwijs en Wet op de expertisecentra en de instelling als bedoeld in artikel 1.1.1. sub b van de Wet educatie en beroepsonderwijs en, voor een school in België, het schoolbestuur of de inrichtende macht van die school; (t) Toezichthoudende Autoriteit: toezichthoudende autoriteit als bedoeld in artikel 51 AVG. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens. In België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit en, waar van toepassing, de Vlaamse Toezichtcommissie. |
| Reden (noodzaak en motivering) | Boekmee levert ook aan scholen in Vlaanderen. Het model verwijst naar Nederlandse onderwijswetten en de Autoriteit Persoonsgegevens; zonder deze aanvulling passen de definities niet op een Vlaamse school. Artikel 16 (Nederlands recht) blijft gelden; een Vlaamse school kan bij het sluiten andere afspraken voorstellen. |
Bibliotheken. Een bibliotheek die Boekmee voor scholen afneemt, is geen bevoegd gezag; Partijen leggen de rolverdeling dan per geval vast.
Bijlage 1 (Privacybijsluiter), Bijlage 2 (Beveiligingsbijlage) en Bijlage 3 (Wijzigingenbijlage) maken onderdeel uit van de afspraken die zijn gemaakt in het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 4.0, een initiatief van de PO-Raad, VO-raad, MBO Raad, de verschillende betrokken ketenpartijen (MEVW, KBb-E en VDOD) en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Meer informatie hierover vindt u op www.privacyconvenant.nl.
Vragen over privacy?
Probeer de demo met fictieve gegevens, of vertel ons wat jouw school nodig heeft.