Overstappen van Aura naar Boekmee

Werk je nu met Aura en speel je met de gedachte om over te stappen? Dan wil je vooral weten wat er met je boeken en leerlingen gebeurt, hoeveel werk het is en wat het kost. In dit artikel lees je hoe een overstap van Aura naar Boekmee verloopt. Het korte antwoord: je levert een export aan, wij zetten alles voor je klaar, en de overstap is inbegrepen bij je licentie.

Eerst: past Boekmee bij jullie school?

Aura is een volwaardig bibliotheeksysteem, met Aura Junior voor het basisonderwijs en Aura Online voor het voortgezet onderwijs. In veel mediatheken is het de standaard. Het biedt veel mogelijkheden, zoals reserveren, zelfservice en een portaal voor leerlingen, en het wordt vaak beheerd door een vaste beheerder, zoals een mediathecaris.

Boekmee is bewust eenvoudiger. Het is gemaakt voor de schoolbieb waar leesouders, vrijwilligers en leerkrachten uitlenen, vaak een ochtend per week. Een paar verschillen om eerlijk naast elkaar te zetten:

• Uitlenen. In Boekmee leent altijd iemand achter de uitleenplek uit: een leesouder, vrijwilliger of leerkracht. Leerlingen lenen niet zelf en hebben geen eigen account. Wil je juist zelfservice voor leerlingen, dan past een systeem als Aura daar beter bij.
• Boeken herkennen. Aura werkt met een eigen barcode per exemplaar. Boekmee werkt met het ISBN dat al op het boek staat. Extra stickers zijn dan meestal niet nodig.
• Installeren. Boekmee werkt in de browser, op een laptop, tablet of telefoon. Er is niets te installeren.
• Kosten. Boekmee kost een vast bedrag per jaar, zonder opstartkosten. Daarover verderop meer.

Twijfel je nog welk systeem past? In Een uitleensysteem voor de schoolbibliotheek kiezen vind je een checklist om systemen eerlijk te vergelijken.

Wat neem je mee naar Boekmee?

Bij de overstap zetten we de gegevens over die je nodig hebt om meteen te kunnen uitlenen:

• Je boeken. Per boek is het ISBN het belangrijkst. Met het ISBN vult Boekmee de titel, de auteur en andere gegevens zelf in. Staan er boeken zonder ISBN in je lijst, dan nemen we de titel en de auteur over.
• Je collecties. Heb je de boeken verdeeld over meerdere kasten of collecties, dan zetten we die ook zo klaar.
• Je leerlingen en groepen. Boekmee heeft per leerling alleen een naam en een groep nodig. Adressen, geboortedata of andere gegevens nemen we niet over.

De barcodestickers van Aura mogen gewoon op de boeken blijven zitten. Boekmee leent uit op het ISBN. Staat het nummer van je eigen sticker in de export, dan kunnen we het meenemen als eigen boeknummer, handig als je meerdere exemplaren van hetzelfde boek hebt.

Heb je vragen over de uitleengeschiedenis of over boeken die nu nog uitgeleend zijn? Vraag het ons gerust. We kijken dan samen wat er in jouw export staat en wat we daarvan kunnen meenemen.

Zo verloopt de overstap

1. Kennismaken. We bespreken hoe jullie bieb werkt, welke collecties er zijn en wie er uitleent. Zo weten we hoe we Boekmee voor je inrichten.
2. Exporteren uit Aura. Maak een export van je boeken, bij voorkeur als Excel- of CSV-bestand. Weet je niet hoe dat moet, vraag het dan aan de leverancier. Een lijst met leerlingen en groepen haal je meestal het makkelijkst uit je leerlingadministratie, zoals ParnasSys of Magister.
3. Aanleveren. Neem je Boekmee online af, dan upload je de bestanden direct in de welkomststappen. Werk je met een offerte, dan spreken we samen af hoe je de leerlinggegevens veilig aanlevert.
4. Wij zetten alles klaar. Binnen 1 tot 2 werkdagen nadat we een bruikbaar bestand hebben, staan je boeken, collecties, groepen en leerlingen in Boekmee.
5. Controleren en starten. Je kijkt of alles klopt en kunt meteen uitlenen.

Een pdf, Word-document of foto van een lijst kunnen we niet inlezen. Lever daarom een gegevensbestand aan, zoals Excel, CSV of een export uit Aura.

Tips voor een rustige overstap

• Kies een rustig moment. Een vakantie werkt goed: de bieb gaat dicht met het oude systeem en na de vakantie open met Boekmee.
• Haal zoveel mogelijk boeken terug. Hoe minder boeken er uitgeleend zijn, hoe overzichtelijker de start.
• Voer nog niets zelf in. Wat je in Boekmee zelf invoert voordat wij je bestanden hebben ingelezen, wordt bij het inlezen vervangen. Kijk gerust rond, maar wacht met invoeren tot wij klaar zijn.
• Kijk naar je huidige contract. Controleer bij Aura wanneer je licentie afloopt en hoe lang je opzegtermijn is, zodat je niet dubbel betaalt.
• Werk de uitleners in. Een leesouder leert uitlenen in Boekmee meestal in een paar minuten. Op Handleidingen staan korte uitlegvideo's die je kunt doorsturen.

Wat kost de overstap?

Niets extra. De overstap is inbegrepen bij de licentie. Een licentie kost € 290 per jaar voor een school tot en met 500 leerlingen en € 390 per jaar vanaf 501 leerlingen, exclusief btw. Er zijn geen opstartkosten of conversiekosten, en de ondersteuning van de helpdesk is inbegrepen. Elk schooljaar helpen we je ook bij het overzetten van groepen en leerlingen. Bekijk de tarieven.

Zelf eerst rondkijken?

In de demo van Boekmee kijk je rond met een fictieve school en fictieve leerlingen. Log in met gebruikersnaam 'demo' en wachtwoord 'demo' en probeer zelf een boek uit te lenen. Heb je een vraag over jouw situatie, stel hem dan via het contactformulier. We antwoorden binnen één werkdag.