Collectie saneren: afschrijven en dubbele titels

Een schoolbibliotheek wordt niet beter van steeds meer boeken. Kasten vol versleten exemplaren, boeken die al jaren zoek zijn en titels die per ongeluk twee keer zijn ingevoerd, maken het zoeken lastiger. Ook voor leerlingen: een volle kast met oude boeken nodigt minder uit dan een kleinere kast met boeken die er goed uitzien. Saneren noemen bibliotheken dat: regelmatig opruimen, zodat de collectie fris blijft en de cijfers in Boekmee kloppen.

Waarom de totalen moeten kloppen

Boekmee laat bij Alle collecties zien hoeveel boeken er in elke collectie staan en hoeveel er zijn uitgeleend. Bij Statistieken zie je hoeveel er wordt gelezen. Die cijfers gebruik je om keuzes te maken: welke collectie heeft nieuwe boeken nodig, hoeveel boeken per leerling heb je eigenlijk?

Staan er boeken in Boekmee die niet meer in de kast staan, dan lijkt je collectie groter dan hij is. Zoekt een leesouder een boek dat in het systeem beschikbaar is maar nergens te vinden, dan kost dat tijd en geduld. Een collectie die klopt, scheelt dus elke week werk.

Welke boeken kunnen weg?

Loop de kasten eens per jaar langs, bijvoorbeeld voor de zomervakantie. Let op:

• Versleten boeken. Losse bladzijden, kapotte ruggen, vlekken of scheuren. Zo'n boek leent niemand graag.
• Verloren boeken. Boeken die al lang niet meer terug zijn gekomen en die je niet meer verwacht.
• Verouderde boeken. Vooral informatieve boeken over techniek, landen of het heelal raken snel achterhaald.
• Dubbel ingevoerde boeken. Hetzelfde fysieke boek dat twee keer in Boekmee staat.
• Boeken die nooit worden geleend. Geef ze eerst een tweede kans op een opvallende plek. Blijven ze daarna liggen, dan mogen ze weg.

Welke boeken weinig of nooit worden geleend, zie je met de uitleencijfers. Hoe je die leest, lees je in Zien hoe vaak een boek wordt geleend en welke boeken blijven liggen. Als beheerder vind je bij Nooit uitgeleende boeken ook meteen de boeken die nog geen enkele keer mee naar huis zijn gegaan.

Een boek afschrijven in Boekmee

Afschrijven betekent dat het boek uit de collectie gaat. Je vindt het boek niet meer bij het uitlenen, maar het verdwijnt niet spoorloos.

Als beheerder doe je het zo:

1. Ga naar Boeken beheren en kies de collectie.
2. Zoek het boek op titel, auteur, ISBN of eigen boeknummer.
3. Klik bij het boek op het potlood.
4. Klik op Verwijderen.

Het boek staat daarna bij Afgeschreven boeken. Heb je per ongeluk het verkeerde exemplaar afgeschreven, of duikt een verloren boek toch weer op? Zoek het daar op en klik op Terugzetten. Het staat dan weer in de collectie.

Werk je met een schoolaccount en staat er bij een collectie Zelf te beheren? Dan open je de collectie, kies je Boeken wijzigen, zoek je het boek en verwijder je het daar. Bij de andere collecties regelt de beheerder of de bibliotheek het afschrijven.

Eerst inleveren, dan afschrijven

Staat een boek nog als uitgeleend bij een leerling, lever het dan eerst in voordat je het afschrijft. Anders blijft de uitlening openstaan en lijkt het alsof de leerling het boek nog heeft.

Is een boek echt kwijt, bijvoorbeeld omdat een leerling het is verloren? Lever het dan in, zodat de leerling weer verder kan lenen, en schrijf het daarna af. Zo blijft de lijst met Uitgeleende boeken zuiver en zie je alleen de boeken die nog echt onderweg zijn.

Dubbele titels opruimen

Twee boeken met hetzelfde ISBN zijn niet altijd een fout. Heeft de school twee exemplaren van een populair boek, dan horen er ook twee registraties te zijn: één per fysiek boek. Dat is juist goed, want zo kunnen twee leerlingen het boek tegelijk lenen.

Een fout is het wel als hetzelfde fysieke boek twee keer is ingevoerd. Dat gebeurt bijvoorbeeld als twee vrijwilligers dezelfde stapel invoeren. Zo vind je het:

• Zoek bij Boeken beheren op de titel of het ISBN en kijk hoeveel exemplaren Boekmee vindt.
• Tel hoeveel exemplaren er echt in de kast staan of zijn uitgeleend.
• Zijn het er in Boekmee meer, schrijf dan de overbodige registratie af. Kies daarvoor een exemplaar dat niet is uitgeleend.

Geef exemplaren van hetzelfde boek bij voorkeur een eigen boeknummer, en zet dat nummer ook op het boek. Dan zie je altijd welk exemplaar bij welke leerling is, en vind je dubbele registraties sneller terug.

Veel boeken tegelijk afschrijven

Een paar boeken per keer schrijf je snel zelf af. Ruim je een hele kast op, of gaat een complete oude collectie de deur uit? Neem dan contact met ons op via het contactformulier. We kijken samen hoe we dat in één keer kunnen regelen, zodat je niet honderd keer hoeft te klikken.

Wat doe je met de afgeschreven boeken?

Een boek dat uit Boekmee is, staat vaak nog fysiek op school. Een paar ideeën:

• Geef nog goede boeken mee naar huis, bijvoorbeeld tijdens een boekenmarkt of aan het eind van het jaar.
• Gebruik oude prentenboeken in de klas, bij knutselen of in een leeshoek waar niet wordt uitgeleend.
• Echt kapotte boeken kunnen bij het oud papier.

Haal wel de stickers met het eigen boeknummer eraf, of streep ze door. Zo komt een afgeschreven boek niet per ongeluk weer bij de uitleenplek terecht.

Kort samengevat

• Saneer eens per jaar: versleten, verloren, verouderde en dubbel ingevoerde boeken mogen eruit.
• Afschrijven doe je bij Boeken beheren met Verwijderen; terugzetten kan bij Afgeschreven boeken.
• Lever een uitgeleend boek eerst in en schrijf het daarna af.
• Meerdere exemplaren van één titel zijn prima; hetzelfde boek twee keer ingevoerd niet.
• Een grote opruimactie regelen we graag samen met je.