Rinke Doeser
Een uitleensysteem is pas handig als de leerlingen en groepen kloppen. Een kind dat van groep 5 naar groep 6 gaat, moet ook in Boekmee in groep 6 staan. Een leerling die van school is gegaan, wil je niet meer in de lijst zien bij het uitlenen. En nieuwe leerlingen moeten meteen een boek kunnen lenen. In dit artikel lees je hoe je dat bijhoudt, en hoe wij het elk jaar voor je kunnen doen.
Wat Boekmee van een leerling nodig heeft
Om boeken uit te lenen zijn alleen de naam en de groep van een leerling nodig. Je hoeft geen adres, geboortedatum of leerlingnummer over te nemen uit je leerlingadministratie. Dat houdt het importeren eenvoudig, en het is fijn voor de privacy. Meer daarover lees je op onze pagina over privacy en AVG.
Een lijst uit ParnasSys, Magister of een ander administratiesysteem is daarom een prima startpunt. Zorg dat er per leerling drie dingen in staan:
- de voornaam of roepnaam;
- de achternaam, met een eventueel tussenvoegsel;
- de groep of klas.
Een export als Excel- of CSV-bestand werkt het makkelijkst, maar ook een andere overzichtelijke lijst is bruikbaar.
Begin met de groepen
Zet eerst de groepen klaar, want elke leerling hoort bij een groep. Bij Groep toevoegen vul je een naam in die leerkrachten herkennen, zoals 'Groep 4A' of 'Leesclub'. Elke groep heeft een eigen naam: twee groepen met dezelfde naam kan niet.
Kies namen die over een paar jaar nog duidelijk zijn. 'Groep 6B' zegt meer dan 'Klas van juf Anna', want leerkrachten wisselen sneller dan groepsnamen.
Bij Instellingen geef je daarna per groep aan bij welke bouw hij hoort: onderbouw, middenbouw of bovenbouw. Dat gebruikt Boekmee voor de Top 5 en de statistieken.
Leerlingen toevoegen
Een nieuwe leerling voeg je toe bij Leerling toevoegen: vul de voornaam en achternaam in, kies de groep en klik op Leerling toevoegen. De leerling kan meteen boeken lenen.
Voor een paar nieuwe kinderen gaat dat snel. Start je met de hele school, of komen er na de zomer veel nieuwe leerlingen bij? Dan kun je het invoeren aan ons overlaten. Daarover verderop meer.
Een nieuw schooljaar: leerlingen overzetten
Aan het eind van het schooljaar schuift iedereen een groep door. Dat hoef je niet per leerling te doen. Bij Leerlingen overzetten kies je de groep waar de leerlingen nu in zitten, vink je de leerlingen aan (of in één keer de hele groep) en kies je de nieuwe groep.
Begin daarbij altijd met de hoogste groep en werk naar beneden. Zet je eerst groep 7 over naar groep 8 terwijl groep 8 nog vol zit, dan staan twee jaargangen in dezelfde groep. Door bovenaan te beginnen, voorkom je dat.
Een volledige checklist voor de zomer, met ook het terughalen van boeken, vind je in De schoolbibliotheek klaarmaken voor het nieuwe schooljaar.
Vertrokken leerlingen verwijderen
Zit een leerling niet meer op school, open hem dan bij Alle leerlingen, kies Gegevens en klik op Verwijderen. De leerling verdwijnt uit alle lijsten, zodat hij niet meer opduikt bij het uitlenen.
Je raakt daarmee de uitleengeschiedenis van je boeken niet kwijt. De uitleningen die al gedaan zijn, blijven meetellen in de uitleencijfers van de boeken. Zo zie je ook volgend jaar nog welke boeken populair waren.
Let wel op twee dingen:
- Haal eerst de boeken terug. Heeft de leerling nog een boek in bezit, lever dat dan eerst in. Anders blijft het boek als uitgeleend staan.
- Verwijderen kun je niet ongedaan maken. Twijfel je, laat de leerling dan nog even staan tot je zeker weet dat hij weg is.
Groepen opruimen
Na het overzetten blijft er vaak een groep leeg achter, bijvoorbeeld de oude groep 8. Een lege groep verwijder je bij Groepen beheren: klik op de groep, kies Gegevens en klik op Verwijderen. Zitten er nog leerlingen in, zet ze dan eerst over naar een andere groep.
Wil je een groep alleen een andere naam geven, bijvoorbeeld omdat twee groepen zijn samengevoegd? Dan pas je de naam aan in hetzelfde venster en klik je op Opslaan.
Liever hulp? Wij doen het elk jaar voor je
Leerlingen overzetten, nieuwe kinderen toevoegen en vertrokken leerlingen opruimen kost aan het begin van het schooljaar tijd, en die tijd is juist dan schaars. Daarom bieden we elk jaar een eenmalige overzetservice aan, die bij je licentie is inbegrepen.
Jij levert alleen de nieuwe leerlingenlijst met de groepen aan. Wij zetten de groepen klaar, schuiven de leerlingen door, voegen nieuwe leerlingen toe en ruimen vertrokken leerlingen op. Daarna kun je meteen weer uitlenen.
Neem daarvoor contact met ons op via het contactformulier. Zet geen leerlinggegevens in het formulier zelf: we spreken samen af hoe je de lijst veilig aanlevert.
Kort samengevat
- Boekmee heeft per leerling alleen een naam en een groep nodig.
- Zet eerst de groepen klaar en geef ze een bouw bij Instellingen.
- Bij een nieuw schooljaar zet je de leerlingen over, van de hoogste groep naar beneden.
- Vertrokken leerlingen verwijder je pas nadat hun boeken terug zijn; de uitleengeschiedenis van de boeken blijft bewaard.
- Geen tijd? Lever de nieuwe lijst aan en wij doen de rest, één keer per jaar inbegrepen bij je licentie.
