Rinke Doeser
Het budget van een schoolbibliotheek is meestal klein. Elke euro die niet naar boeken gaat, voelt als een euro te veel. Dus is de vraag logisch: kan het niet gratis? Er bestaan gratis apps en programma's, en soms bouwt een handige ouder of leerkracht zelf iets. In dit artikel lees je wat die oplossingen wel en niet bieden, en waar je bij een betaald systeem voor betaalt.
Welke gratis oplossingen zijn er?
Grofweg zie je drie soorten:
- Gratis apps en websites voor het bijhouden van boeken, vaak bedoeld voor een eigen boekenkast thuis of voor een klas.
- Open source bibliotheeksystemen, die je zelf op een server installeert. Krachtig, maar gemaakt voor bibliotheken met eigen technische mensen.
- Zelfgebouwde oplossingen, zoals een uitgebreide spreadsheet, een formulier met een database erachter of een programmaatje dat een ouder heeft gemaakt.
Alle drie kunnen werken. De vraag is vooral wat er gebeurt na het eerste jaar.
Wat gratis vaak wel biedt
Laten we eerlijk zijn: een gratis oplossing kan prima zijn voor een kleine collectie. Je kunt boeken registreren, een uitlening vastleggen en zien wat er weg is. Soms kun je ook boekgegevens opzoeken via het ISBN. Voor een klassenbibliotheek of een beginnende leeshoek is dat genoeg.
Wat er vaak ontbreekt
De verschillen zitten meestal niet in de eerste week, maar in de jaren daarna.
Support. Bij een gratis app is er meestal niemand die je vraag beantwoordt. Bij een zelfgebouwde oplossing is er één persoon die weet hoe het werkt. Gaat die ouder weg van school, dan gaat de kennis mee.
Updates en onderhoud. Browsers, telefoons en besturingssystemen veranderen. Software die niet wordt bijgehouden, werkt op een dag niet meer, of wordt onveilig. Een gratis dienst kan ook zomaar stoppen.
Privacy. In een uitleensysteem staan namen van kinderen. Onder de AVG is de school verantwoordelijk voor die gegevens. Weet je waar een gratis app de gegevens bewaart, wie erbij kan en of je een verwerkersovereenkomst kunt afsluiten? Bij een zelfgebouwde spreadsheet: wie heeft er allemaal een kopie?
Het bewaren van gegevens. Wat gebeurt er met je uitleengeschiedenis als de app stopt of de laptop met het bestand kapotgaat? Is er een back-up, en kun je de gegevens eruit halen als je wilt overstappen?
Gemaakt voor school. Veel gratis oplossingen zijn niet gemaakt voor een school met groepen, wisselende leesouders en een nieuw schooljaar waarin iedereen doorschuift. Leerlingen overzetten naar een nieuwe groep, een wisselcollectie van de bibliotheek naast je eigen boeken, of cijfers per groep: dat zit er vaak niet in.
Tijd. Gratis kost geen geld, maar wel tijd. Het inrichten, uitzoeken, repareren en uitleggen aan nieuwe vrijwilligers doet iemand op school, vaak in de avonduren.
Waar je bij een betaald systeem voor betaalt
Bij een goed betaald uitleensysteem betaal je niet alleen voor de software, maar voor alles eromheen. Voor Boekmee is dat bijvoorbeeld:
- Ondersteuning. Een vast supportteam dat je vragen per e-mail snel en persoonlijk beantwoordt, en een handleiding in het dashboard die past bij jouw account.
- Hulp bij de start. We zetten je schoolomgeving klaar met je boeken, groepen en leerlingen, en we helpen je elk schooljaar één keer met het overzetten van de groepen.
- Updates. Boekmee wordt doorlopend verbeterd, zonder dat je iets hoeft te installeren. Nieuwe functies zoals Scan met camera en Boekmee Simpel krijg je er gewoon bij.
- Privacy en beveiliging. Van leerlingen zijn alleen een naam en een groep nodig. Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen, alle verbindingen zijn beveiligd en de school blijft eigenaar van de gegevens. Lees meer op onze pagina over privacy en AVG.
- Continuïteit. Je gegevens en je uitleengeschiedenis blijven bewaard, ook als de leescoördinator of de handige ouder vertrekt.
Wat kost het dan?
Boekmee kost een vast bedrag per jaar: € 290 voor scholen tot 500 leerlingen en € 390 vanaf 500 leerlingen, exclusief btw. Support, de eerste opzet en de jaarlijkse hulp met de groepen zijn inbegrepen. Er zijn geen opstartkosten, conversiekosten of losse modules. Zie de tarieven van het uitleensysteem.
Zet dat eens naast de kosten van een paar kwijtgeraakte boeken per jaar, en de uren die iemand op school kwijt is aan lijsten bijhouden en nalopen. Voor veel scholen is een betaald systeem dan niet duurder, maar juist goedkoper.
Hoe maak je de keuze?
Stel jezelf deze vragen:
- Hoe groot is de collectie, en hoeveel mensen lenen er uit?
- Wie helpt er als het niet werkt, en wat als die persoon vertrekt?
- Waar staan de gegevens van de leerlingen, en is daar een afspraak over?
- Kun je de gegevens meenemen als je later wilt overstappen?
- Hoeveel tijd kost het beheer, en wie doet dat?
Voor een kleine leeshoek kan gratis prima zijn. Voor een schoolbibliotheek die jaren moet blijven draaien, met veel boeken en wisselende vrijwilligers, betaalt een goed systeem zich meestal terug. Meer vragen om systemen te vergelijken vind je in Een uitleensysteem voor de schoolbibliotheek kiezen.
