Overstappen van schoolWise naar Boekmee

Werkt jullie school met schoolWise en wil je weten wat er komt kijken bij een overstap naar Boekmee? Bij schoolWise speelt bijna altijd de bibliotheek mee, en dat maakt een overstap net iets anders dan bij andere systemen. In dit artikel lees je wat er overgaat, wie je erbij betrekt en hoe het stap voor stap verloopt. De overstap zelf is inbegrepen bij je licentie.

schoolWise en de bibliotheek

schoolWise is het schoolbibliotheeksysteem van OCLC, de maker van Wise, dat veel openbare bibliotheken gebruiken. Een school krijgt schoolWise meestal via de lokale bibliotheek, als onderdeel van de Bibliotheek op school. De bibliotheek richt het in, beheert vaak een deel van de collectie en betaalt of regelt de licentie.

Dat heeft voordelen: de bibliotheek denkt mee, de wisselcollectie komt kant-en-klaar binnen en leerlingen kunnen met zelfbediening zelf lenen en inleveren. Het betekent ook dat een overstap geen beslissing van de school alleen is.

Past Boekmee bij jullie school?

Een paar eerlijke verschillen om naast elkaar te zetten:

• Wie uitleent. In Boekmee leent altijd iemand achter de uitleenplek uit: een leesouder, vrijwilliger of leerkracht. Leerlingen lenen niet zelf en hebben geen eigen account of portaal. Vind je zelfbediening voor leerlingen belangrijk, dan past schoolWise daar beter bij.
• Wie het regelt. Boekmee kan de school zelf regelen. Een bibliotheek of bestuur kan het ook voor al haar scholen regelen, met een hoofdaccount en beheerders per school.
• Boeken invoeren. schoolWise werkt met een eigen barcode en rugetiket per exemplaar. Boekmee werkt met het ISBN dat al op het boek staat, of met de camera van je telefoon. Nieuwe boeken voer je zelf in, zonder te wachten.
• Installeren. Boekmee werkt in de browser, op elke laptop, tablet of telefoon.

Wil je systemen breder vergelijken, gebruik dan de checklist in Een uitleensysteem voor de schoolbibliotheek kiezen.

Begin bij de bibliotheek

Overleg op tijd met je leesconsulent of de bibliotheek. Zo voorkom je verrassingen, en de bibliotheek kan je vaak ook helpen met de export. Bespreek in elk geval:

• Wie eigenaar is van welke boeken. Een wisselcollectie is meestal van de bibliotheek. Die boeken gaan op een afgesproken moment terug, of de bibliotheek spreekt af dat je ze in Boekmee blijft uitlenen. Je eigen boeken zijn van de school.
• Wat er met de afspraken gebeurt. Valt schoolWise onder een overeenkomst met de bibliotheek, kijk dan samen wanneer die afloopt.
• Hoe jullie blijven samenwerken. De samenwerking met de bibliotheek hoeft niet te stoppen. Een eigen collectie en een collectie van de bibliotheek kunnen in Boekmee naast elkaar bestaan. Lees daarover Een eigen collectie naast de collectie van de bibliotheek.

Wat neem je mee naar Boekmee?

• Je boeken. Het ISBN is het belangrijkst. Daarmee vult Boekmee de titel, de auteur en andere gegevens zelf in. Boeken zonder ISBN nemen we over met titel en auteur.
• Je collecties. Eigen boeken en boeken van de bibliotheek kunnen elk een eigen collectie krijgen, zodat je ze uit elkaar houdt.
• Je leerlingen en groepen. Per leerling zijn alleen een naam en een groep nodig. Een export uit ParnasSys, Magister of een ander administratiesysteem is daarvoor een goed startpunt.

De barcodes en rugetiketten van de bibliotheek mogen op de boeken blijven zitten. Boekmee leent uit op het ISBN. Staat het exemplaarnummer in de export, dan kunnen we het meenemen als eigen boeknummer. Vragen over openstaande uitleningen of de geschiedenis? Stel ze gerust, dan kijken we samen wat er in je export staat.

Zo verloopt de overstap

1. Kennismaken. We bespreken hoe jullie bieb werkt, welke collecties er zijn en wie er uitleent.
2. Overleg met de bibliotheek. Spreek af welke boeken meegaan en vraag een export van de boeken, bij voorkeur als Excel- of CSV-bestand.
3. Aanleveren. Neem je Boekmee online af, dan upload je de bestanden direct in de welkomststappen. Werk je met een offerte, dan spreken we samen af hoe je de leerlinggegevens veilig aanlevert.
4. Wij zetten alles klaar. Binnen 1 tot 2 werkdagen nadat we een bruikbaar bestand hebben, staan je boeken, collecties, groepen en leerlingen in Boekmee.
5. Controleren en starten. Je kijkt of alles klopt en kunt meteen uitlenen.

Een pdf, Word-document of foto kunnen we niet inlezen. Lever een gegevensbestand aan, zoals Excel, CSV of een export. En voer in Boekmee nog niets zelf in voordat wij klaar zijn: wat je eerder invoert, wordt bij het inlezen vervangen.

Wat kost de overstap?

De overstap is inbegrepen bij de licentie. Een licentie kost € 290 per jaar voor een school tot en met 500 leerlingen en € 390 per jaar vanaf 501 leerlingen, exclusief btw. Er zijn geen opstartkosten of conversiekosten, en de helpdesk en de jaarlijkse hulp bij het overzetten van leerlingen zijn inbegrepen. Regelt de bibliotheek Boekmee voor meer scholen, dan maken we een offerte. Bekijk de tarieven.

Zelf eerst rondkijken?

Kijk rond in de demo van Boekmee, met gebruikersnaam 'demo' en wachtwoord 'demo', en leg het naast hoe jullie nu werken. Heb je een vraag over jouw situatie, of wil je de bibliotheek erbij betrekken, stuur ons dan een bericht via het contactformulier. We antwoorden binnen één werkdag.