Leerlinggegevens en privacy in Boekmee

Een uitleensysteem werkt met namen van kinderen. Dan is het logisch dat de privacyfunctionaris, de directie of het bestuur vraagt: welke gegevens staan erin, waar staan ze en wie kan erbij? In dit artikel zetten we het op een rij. Je kunt het gebruiken als naslag, of doorsturen naar de collega die over privacy gaat.

Wat Boekmee van een leerling nodig heeft

Om een boek uit te lenen zijn alleen twee dingen nodig:

de naam van de leerling (voornaam en achternaam);
de groep of klas waarin de leerling zit.

Daarmee kan iemand aan de uitleenplek de juiste leerling kiezen en zie je per groep wat er wordt gelezen. Meer is niet nodig.

Een tip uit de praktijk: is de roepnaam met de eerste letter van de achternaam genoeg om leerlingen in een groep uit elkaar te houden? Gebruik dan alleen dat. Hoe minder gegevens, hoe kleiner het risico.

Wat we niet vragen

Boekmee vraagt bewust geen:

adres, woonplaats of telefoonnummer;
geboortedatum of leeftijd;
leerlingnummer of BSN;
e-mailadres of foto van de leerling;
gegevens over ouders;
leerresultaten, zorggegevens of andere informatie uit het leerlingvolgsysteem.

Boekmee is ook geen koppeling met ParnasSys, Magister of een ander administratiesysteem. Het is een los uitleensysteem. Er stromen dus geen gegevens automatisch heen en weer.

Leerlingen hebben geen eigen account en loggen niet in. Het uitlenen gaat altijd via een volwassene achter de uitleenplek. Daardoor zijn er geen inloggegevens of wachtwoorden van kinderen nodig.

Wat er bij een uitlening wordt vastgelegd

Bij elke uitlening houdt Boekmee bij welk boek een leerling heeft geleend, en wanneer het is uitgeleend en ingeleverd. Daarmee kun je:

zien welke boeken uitgeleend zijn en bij wie;
terugvinden welke boeken nog niet zijn ingeleverd;
inzicht krijgen in wat er gelezen wordt, per groep en voor de hele school.

Bij een leerling zie je ook de leesgeschiedenis: de boeken die hij eerder las. Dat helpt een leerkracht of leesouder om een volgend boek te tippen.

Wie kan erbij?

Het schoolaccount ziet de leerlingen van de eigen school, met hun boeken en leesgeschiedenis. Dit account gebruiken leesouders, vrijwilligers en leerkrachten aan de uitleenplek.
Beheerders van de collectie, bijvoorbeeld bij de bibliotheek, zien de boeken en de uitleencijfers, maar niet de namen van leerlingen. Die blijven bij de school.
Leerlingen en ouders hebben geen toegang.
Boekmee kan erbij om je te helpen als je daarom vraagt, bijvoorbeeld bij het overzetten van groepen of bij een probleem.

Alleen wie een account van de school heeft, kan inloggen in de schoolomgeving. Geef het wachtwoord van het schoolaccount dus alleen aan wie aan de uitleenplek werkt, en wijzig het als er veel mensen vertrekken. Dat doe je bij Instellingen.

Hoe de gegevens beveiligd zijn

Alle verbindingen met Boekmee lopen via een beveiligde https-verbinding.
Wachtwoorden worden niet leesbaar opgeslagen, maar als beveiligde hash.
Een sessie verloopt vanzelf, en na het wijzigen van een wachtwoord moet iedereen opnieuw inloggen.
Boekmee gebruikt alleen noodzakelijke cookies om je ingelogd te houden. Er zitten geen trackers of advertentiecookies in het uitleensysteem.

Wie is verantwoordelijk?

Onder de AVG is de school of het schoolbestuur verwerkingsverantwoordelijke voor de leerlinggegevens in Boekmee. Boekmee is verwerker: we verwerken de gegevens in opdracht van de school, en alleen om het uitleensysteem te laten werken. We gebruiken ze niet voor iets anders, en we verkopen of delen ze niet.

Wil je de afspraken over de gegevensverwerking vastleggen in een verwerkersovereenkomst, of heb je vragen van je privacyfunctionaris? Neem dan contact met ons op via het contactformulier. Zet in dat bericht geen leerlinggegevens.

Gegevens verwijderen

Gaat een leerling van school, dan verwijder je hem bij Alle leerlingen: open de leerling, kies Gegevens en klik op Verwijderen. De leerling verdwijnt dan uit alle lijsten en is niet meer te kiezen bij het uitlenen. De uitleningen tellen wel mee in de uitleencijfers van de boeken, zodat je overzicht van de collectie klopt. Lever eventuele boeken die de leerling nog heeft eerst in.

Een tip voor het einde van het schooljaar: loop de vertrokken leerlingen langs als je de groepen overzet. Zo staat er niemand meer in Boekmee die er niet hoort. Lees meer in Leerlingen en groepen importeren en bijwerken.

Wil je dat de gegevens van leerlingen volledig worden gewist, bijvoorbeeld van alle leerlingen die al jaren weg zijn, of omdat je school stopt met Boekmee? Vraag het ons, dan regelen we het.

De demo is geen plek voor echte namen

De demo is een gedeelde oefenomgeving waar iedereen kan rondkijken. Gebruik daar alleen fictieve namen, nooit gegevens van echte leerlingen. De demo wordt elke nacht teruggezet naar de beginstand.

Kort samengevat

Boekmee heeft van een leerling alleen een naam en een groep nodig.
Er zijn geen adressen, geboortedata, leerlingnummers of koppelingen met het leerlingvolgsysteem.
Leerlingen hebben geen account; beheerders zien geen namen van leerlingen.
De school is verwerkingsverantwoordelijke, Boekmee verwerker. Een verwerkersovereenkomst regelen we graag met je.
Vertrokken leerlingen verwijder je zelf; volledig wissen regelen we op verzoek.

Meer over hoe Boekmee en onze website met gegevens omgaan, lees je op onze pagina over privacy en AVG.