Rinke Doeser
Houd je de schoolbieb nu bij in Excel, Google Spreadsheets of een schrift? Dan heb je al meer in handen dan je denkt. Een lijst met boeken en een lijst met leerlingen is precies wat we nodig hebben om Boekmee voor je klaar te zetten. In dit artikel lees je hoe je die lijsten voorbereidt, wat we ermee doen en hoe je daarna verder werkt. De overstap is inbegrepen bij je licentie.
Waarom scholen overstappen van een spreadsheet
Een spreadsheet werkt prima zolang één persoon hem bijhoudt. Het gaat meestal knellen als meer mensen uitlenen, als boeken mee naar huis gaan of als er een nieuwe leescoördinator komt. Dan staat het bestand op de verkeerde laptop, werkt iemand in een oude versie of wordt een inlevering vergeten.
In Boekmee werkt iedereen in hetzelfde systeem, in de browser, op een laptop, tablet of telefoon. Een leesouder kiest de leerling, scant de barcode op het boek en klikt op Uitlenen. Je ziet direct welke boeken uitgeleend zijn, en bij wie. Leerlingen lenen niet zelf: het uitlenen doet altijd een leesouder, vrijwilliger of leerkracht.
Je boekenlijst voorbereiden
Het belangrijkste in je boekenlijst is het ISBN: het nummer bij de barcode op de achterkant van het boek. Met het ISBN vult Boekmee de titel, de auteur, de omslag en andere gegevens zelf in. Je hoeft die dus niet allemaal netjes in je lijst te hebben staan.
Zet bij voorkeur per boek op één regel:
- het ISBN, als het boek er een heeft;
- de titel en de auteur, zeker bij boeken zonder ISBN;
- het aantal exemplaren, of één regel per exemplaar;
- eventueel de kast of collectie waar het boek bij hoort.
Staat het ISBN niet in je lijst? Geen probleem. Je kunt ook beginnen met een lijst met titels en auteurs, of de boeken na de overstap zelf scannen. Hoe dat werkt, lees je in Boeken invoeren: scannen, in bulk of zonder ISBN.
Werk je met een schrift? Dan is er geen bestand om in te lezen, want een foto of pdf kunnen we niet verwerken. In dat geval is het vaak sneller om de boeken in Boekmee te scannen met een scanner of met de camera van je telefoon. Een kast met boeken is zo een ochtend werk.
Je leerlinglijst voorbereiden
Per leerling heeft Boekmee alleen nodig:
- de voornaam of roepnaam;
- de achternaam, met een eventueel tussenvoegsel;
- de groep of klas.
Een export uit ParnasSys, Magister of een ander administratiesysteem is daarvoor het makkelijkst. Adressen, geboortedata of andere gegevens hebben we niet nodig, en die nemen we ook niet over. Meer tips staan in Leerlingen en groepen importeren en bijwerken.
Wie heeft er nu een boek?
Houd je in je spreadsheet ook bij welke boeken uitgeleend zijn? Dan kun je kiezen. Je kunt zoveel mogelijk boeken laten inleveren voordat je overstapt, zodat je met een schone lei begint. Of je stuurt de lijst met uitgeleende boeken mee, dan kijken we samen wat we daarvan kunnen overnemen.
Zo verloopt de overstap
- Lijsten klaarmaken. Zet je boeken en leerlingen in een Excel- of CSV-bestand. Een export uit Google Spreadsheets werkt ook. Meerdere tabbladen of bestanden is prima; zet in een opmerking waar wat staat.
- Aanleveren. Neem je Boekmee online af, dan upload je de bestanden direct in de welkomststappen. Werk je met een offerte, dan spreken we samen af hoe je de leerlinggegevens veilig aanlevert.
- Wij zetten alles klaar. Binnen 1 tot 2 werkdagen nadat we een bruikbaar bestand hebben, staan je boeken, collecties, groepen en leerlingen in Boekmee.
- Controleren en starten. Je kijkt of alles klopt en kunt meteen uitlenen.
Voer in Boekmee nog niets zelf in voordat wij klaar zijn: wat je eerder invoert, wordt bij het inlezen vervangen. Rondkijken mag natuurlijk wel.
Na de overstap
Je spreadsheet kun je bewaren als naslag, maar je hebt hem niet meer nodig. Nieuwe boeken voeg je toe door het ISBN te scannen of te typen. Aan het eind van het schooljaar zet je leerlingen in één keer over naar hun nieuwe groep, of laat je dat ons doen. Op Handleidingen staan korte uitlegvideo's voor leesouders en beheerders.
Wat kost de overstap?
De overstap is inbegrepen bij de licentie. Een licentie kost € 290 per jaar voor een school tot en met 500 leerlingen en € 390 per jaar vanaf 501 leerlingen, exclusief btw. Er zijn geen opstartkosten of conversiekosten, en de helpdesk is inbegrepen. Bekijk de tarieven.
Zelf eerst rondkijken?
Probeer de demo van Boekmee met gebruikersnaam 'demo' en wachtwoord 'demo', en leen zelf een boek uit. Heb je een vraag over je lijsten, stel hem dan via het contactformulier. We antwoorden binnen één werkdag.
