Overstappen van V@school naar Boekmee

Werkt jullie school met V@school? Dan is de kans groot dat je het via de openbare bibliotheek gebruikt. Misschien vraag je je af of het eenvoudiger kan, of verandert er iets aan de afspraken met de bibliotheek. In dit artikel lees je wat een overstap van V@school naar Boekmee inhoudt, wat er meegaat en hoe het stap voor stap verloopt. De overstap is inbegrepen bij je licentie.

V@school in het kort

V@school is een schoolbibliotheeksysteem van Axiell. Scholen krijgen het meestal via hun bibliotheek, die het systeem regelt en vaak ook een leesconsulent en een helpdesk meegeeft. V@school kan gekoppeld worden aan ParnasSys, en leerlingen kunnen met hun eigen pas zelf boeken lenen. Elk exemplaar heeft een eigen barcode, die je scant met een scanner.

Wanneer is overstappen het overwegen waard?

Zo'n moment komt vaak van buitenaf. Bijvoorbeeld als jouw bibliotheek overstapt op een ander systeem, als de samenwerking met de bibliotheek verandert, of als de school de schoolbieb meer zelf wil regelen. Dan is het goed om rustig te kijken wat bij jullie past.

Een paar eerlijke verschillen:

• Wie uitleent. In Boekmee leent altijd iemand achter de uitleenplek uit: een leesouder, vrijwilliger of leerkracht. Leerlingen lenen niet zelf en hebben geen pas of account. Wil je dat kinderen zelf lenen, dan past V@school daar beter bij.
• Leerlingen bijhouden. Boekmee heeft geen live koppeling met ParnasSys. Je levert een leerlinglijst aan, bijvoorbeeld een export uit ParnasSys, en elk schooljaar helpen we je bij het overzetten. Hoe dat werkt, lees je in Leerlingen en groepen importeren en bijwerken.
• Minder gegevens. Boekmee heeft per leerling alleen een naam en een groep nodig, geen geboortedatum of adres. Dat maakt de privacyafspraken eenvoudiger. Lees meer op onze pagina over privacy en AVG.
• Boeken invoeren. Boekmee werkt met het ISBN dat al op het boek staat, of met de camera van je telefoon. Een losse scanner kan, maar hoeft niet. Lees meer in Welke barcodescanner past bij de schoolbieb?.
• Installeren. Boekmee werkt in de browser, op elke laptop, tablet of telefoon.

Overleg met de bibliotheek

Omdat V@school meestal via de bibliotheek loopt, is het slim om eerst met je leesconsulent te praten. Bespreek welke boeken van de school zijn en welke van de bibliotheek, wat er gebeurt met een wisselcollectie en wanneer de afspraken over het systeem aflopen. De bibliotheek kan je vaak ook helpen met een export van de boeken.

Werk je na de overstap nog met boeken van de bibliotheek, dan kan dat in Boekmee als aparte collectie. Lees daarover Een eigen collectie naast de collectie van de bibliotheek.

Wat neem je mee naar Boekmee?

• Je boeken. Het ISBN is het belangrijkst. Daarmee vult Boekmee de titel, de auteur en andere gegevens zelf in. Boeken zonder ISBN nemen we over met titel en auteur.
• Je collecties. Kasten of collecties zetten we zo klaar als jullie ze nu gebruiken.
• Je leerlingen en groepen. Een naam en een groep per leerling, uit je leerlingadministratie of uit de export.

De barcodestickers mogen op de boeken blijven zitten. Boekmee leent uit op het ISBN. Staat het exemplaarnummer in de export, dan kunnen we het meenemen als eigen boeknummer. Vragen over openstaande uitleningen of de geschiedenis? Stel ze gerust, dan kijken we samen wat er in je export staat.

Zo verloopt de overstap

1. Export regelen. Vraag de bibliotheek of de leverancier om een export van de boeken, bij voorkeur als Excel- of CSV-bestand, en maak een leerlinglijst met groepen.
2. Aanleveren. Neem je Boekmee online af, dan upload je de bestanden direct in de welkomststappen. Werk je met een offerte, dan spreken we samen af hoe je de leerlinggegevens veilig aanlevert.
3. Wij zetten alles klaar. Binnen 1 tot 2 werkdagen nadat we een bruikbaar bestand hebben, staat alles in Boekmee.
4. Controleren en starten. Je kijkt of alles klopt en kunt meteen uitlenen.

Een pdf, Word-document of foto kunnen we niet inlezen; lever een gegevensbestand aan. Plan de overstap het liefst rond een vakantie, haal zoveel mogelijk boeken terug en voer in Boekmee nog niets zelf in voordat wij klaar zijn. Wat je eerder invoert, wordt bij het inlezen vervangen.

Wat kost de overstap?

De overstap is inbegrepen bij de licentie. Een licentie kost € 290 per jaar voor een school tot en met 500 leerlingen en € 390 per jaar vanaf 501 leerlingen, exclusief btw, zonder opstartkosten of conversiekosten. De helpdesk is inbegrepen. Regelt de bibliotheek of het bestuur Boekmee voor meer scholen, dan maken we een offerte. Bekijk de tarieven.

Zelf eerst rondkijken?

Probeer de demo van Boekmee met gebruikersnaam 'demo' en wachtwoord 'demo'. Heb je een vraag over jouw situatie, stel hem dan via het contactformulier. We antwoorden binnen één werkdag.